Rangkuman Materi CBIS chapter VI

BAB 6
MANAJEMEN DATA

BELAJAR OBYEK
1. Setelah mempelajari bab ini, anda akan mampu :
2. Mengorganisir data ke dalam suatu hirarki dari unsur-unsur, catatan-catatan dan file-file
3. Mengetahui cirri-ciriyang ada di antara pendekatan yang utama kepada pengorganisasian data.
4. Memberi nama dan menguraikan jenis file data yang berbeda.
5. Mendiskusikan pemakaian bahasa data di dalam sistem manajemen database.
6. Menjelaskan tiga pendekatan untuk men-struktur data dalam suatu database management system.
7. Mengetahui keuntungan-keuntungan dan kerugian-kerugian dari suatu pendekatan database
8. Menjelaskan terminologi-terminologi berikut :
· Elemen data
· Record data
· File data
· Database
· Unsur kunci (record kunci)
· File induk
· File transaksi
· File berurutan
· File acak
· File serial
· Urutan secara fisik
· Urutan secara logis
· Hashing (perubahan kunci)
· Sinonim
· Bucket
· Aplikasi yang berorientasikan file
· Sistem manajemen database
· Rutinitas-rutinitas manajemen data
· Alat pengendalian bahasa
· Bahasa uraian data
· Bahasa manipulasi data
· Bahasa permohonan
· Bagan
· Sub bagan
· Masukan logis
· Pohon (hirarkis) struktur
· Jaringan ( plex )struktur
· Struktur relasional

Di dalam terminologi yang sangat sederhana, untuk mengatur data berarti menyiapkan data agar siap diakses untuk penggunaan yang diperbolehkan selagi penyimpanan data tersebut urut, efisien, dan dengan cara yang aman. Dalam hal ini, manajemen data tidak banyak berbeda dari manajemen inventori, manajemen kearsipan, atau manajemen sumber daya yang lain. Tetapi data dalam banyak hal, berbeda dari sumber daya lainnya : data cenderung lebih banyak dibanding hampir semua sumber daya; data adalah subjek yang sering berubah; dan mudah hilang atau rusak. Sebagai konsekuensinya, metode manajemen data berbeda. Di dalam bab ini, kita menguji dua pendekatan yang besar kepada manajemen data: pemakaian aplikasi yang berorientasikan file dan pendekatan database. Tetapi terlebih dulu, marilah kita memperhatikan suatu kerangka 0pengorganisasian data.

Organisasi data
Manajemen data yang tepat memerlukan pen-strukturan data menurut aturan-aturan sangat tepat. Data harus diorganisasikan dalam bentuk-bentuk yang ditetapkan, dengan nomor dan jenis karakter yang benar, dan di simpan dalam tempat yang tepat; jika tidak, proses-proses perubahan bentuk CBIS tidak akan menghasilkan output yang benar atau mungkin tidak berlangsung sama sekali. Peraturan yang spesifik tentang organisasi data di dalam setiap aplikasi digambarkan oleh para analis sistem dan programmer selama disain dan pengembangan sistem; aturan-aturan yang umum mengikuti satu hirarki yang dibentuk dari hubungan data.

Hirarki dari data
Terminologi konvensional yang digunakan untuk menguraikan tingkatan hirarki data adalah elemen data, catatan data/record data, dan file data. Hubungan antara tingkatan-tingkatan ditunjukkan di dalam gambar 6-1. Semua orang yang mempunyai pengantar programming harus terbiasa dengan hal, tetapi kita akan meninjau ulang ketiga terminologi tersebut dengan singkat untuk menyegarkan memori Anda dan untuk membawa siswa yang lain sampai ke tingkatan Anda.



Elemen data
Sekumpulan bit mejadi byte menunjukkan karakter yang digambarkan dalam bab 4. Ketika sejumlah karakter dikelompokkan bersama, hasilnya adalah suatu elemen data. Elemen data menunjukkan fakta dasar yang menguraikan tentang beberapa kesatuan yang terlibat dalam pemrosesan. Sebuah nama karyawan, nomor jaminan sosial, alamat, dan kode pekerjaan, semuanya adalah elemen data yang dapat digunakan pada suatu aplikasi administrasi personal. Nomor dan jenis (klasifikasi dan/atau alfabet) dari karakter pada suatu elemen data bervariasi, meski biasanya ada batas panjangnya yang dikenakan oleh program aplikasi, bahasa program, atau komputer itu sendiri.

Record Data
Suatu kelompok elemen data yang terkait disebut suatu record data. Data record dapat berisi sejumlah elemen, sepanjang programmer sudah membuat kesesuaian dengan record. Kita akan lihat segera bagaimana kesesuaian ini dibuat.
Untuk mengetahui ciri antara record yang sama, satu atau lebih elemen biasanya ditunjuk sebagai unsur kunci atau kunci record. Seperti yang ditunjukkan di dalam Gambar 6 -2, suatu record personil terdiri dari semua elemen yang berhubungan dengan satu karyawan yang mungkin menggunakan bentuk elemen nomor jaminan sosial sebagai kunci record. Elemen kwantitatif secara umum lebih disukai sebagai kunci record karena lebih sedikit kemungkinan duplikat (mungkin ada dua atau lebih Mary Smith dalam satu organisasi, sebagai contoh, tetapi nomor jaminan sosial mereka berbeda): lebih sedikit peka kepada ejaan (komputer tidak akan mengenali "smyth" sebagai “Smith” jika tidak mengeja); dan mereka mempunyai suatu penggunaan yang menyenangkan dalam file acak (lihat diskusi file acak selanjutnya dalam bab ini).

File Data
Akhirnya, record data yang terkait bisa dikelompokkan untuk membentuk suatu file data. Sebagai contoh, record personil dari semua karyawan dalam suatu lembaga organisasi file personil.



File juga bermacam-macam panjangnya, dengan jumlah maksimum record pada suatu file tergantung pada panjang record dan tersedianya ruang penyimpanan.
File berbeda tergantung isinya, penggunaannya, dan lama waktu file tersebut dipelihara. Suatu file induk adalah suatu file yang permanen yang berisi record lengkap dan sumber utama dari data dalam setiap aplikasi. File transaksi bersifat sementara dan berisi record dari aktivitas dasar perusahaan, seperti penerimaan order dan memasukkan item dari inventori. Record dalam file transaksi hanya memiliki elemen yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan memperbaharui record di dalam file induk. Sebagai contoh, seperti yang ditunjukkan di dalam gambar 6 -3, suatu transaksi mengubah satu alamat karyawan hanya memerlukan nomor jaminan sosial (unsur kunci yang digunakan untuk mengidentifikasi record) dan alamat yang baru. Tentu saja, jika transaksi biasa/manual akan menambahkan suatu karyawan yang baru, tidak akan ada record yang diybah tersebut dalam file induk, dan file transaksi harus memiliki semua elemen data yang diperlukan untuk membuat record baru.

Database
Istilah keempat yang kadang dihubungkan dengan hirarki data adalah database. Bagaimanapun, selagi terminologi hirarkis yang lain mempunyai definisi yang tepat, berlaku umum, database bisa digunakan dalam beberapa cara yang berbeda dan kadang membingungkan. Pertama, terminologi itu bisa digunakan pada suatu pengertian yang sangat umum untuk mengacu pada semua organisasi data, termasuk semua yang ditemukan dalam dokumen dan media lain yang tidak berhubungan dengan komputer. Kedua, database bisa digunakan untuk menjelaskan sekumpulan file yang berhubungan dengan komputer dalam sebuah organisasi, dalam hal ini adalah tingkatan hirarkis yang keempat.



Akhirnya, database dapat digambarkan di suatu pengertian yang agak sempit sebagai tempat penyimpanan data dalam suatu sistem manajemen database (DBMS). Karena DBMS memiliki satu peran yang integral dalam pandangan CBIS, kita menggunakan definisi yang terakhir dan untuk mencegah kesalahpahaman, setelah menghindari penggunaan data base dalam konteks yang lain.


File yang Berorientasikan Aplikasi
Pendekatan pengolahan data yang tradisional untuk me-manage data melibatkan pembuatan suatu file yang unik untuk setiap program aplikasi. Hubungan one-to-one antara program dan file mengakibatkan file yang berorientasikan aplikasi. Dengan file yang seperti itu, program aplikasi dibatasi oleh bentuk dari file, dan file, pada gilirannya, bisa terbatas oleh urutan operasi yang diikuti oleh program. Banyak fleksibilitas dalam pemprograman aplikasi tambahan yang hilang, dan perluasan atau revisi format dasar dari record dalam file itu bisa menghalangi pemakaian program aplikasi yang ada.

Meski ada kerugian pada pendekatan yang berorientasikan aplikasi pada manajemen data, ada keuntungannya juga : file yang berorientasikan aplikasi mudah untuk dibuat dan dipelihara, tidak memerlukan perangkat keras atau perangkat lunak khusus, dan relatif aman dari kehancuran atau pertukaran yang tanpa sengaja oleh pemakai yang lain. File yang berorientasikan aplikasi adalah waktu yang dibuktikan dengan metode pengolahan informasi untuk organisasi dengan aplikasi yang stabil, mandiri dan sumber daya CBIS yang terbatas.

Karakterisitik proses dengan file yang berorientasikan aplikasi ditujukan dalam bab berikut. Saat ini, kita mengutamakan aspek manajemen data file yang berorientasikan aplikasi : bagaimana file tersebut dijelaskan dan bagaimana file tersebut diorganisasikan.

Uraian File
Cara yang ditempuh oleh seorang programmer menguraikan suatu file data ditetapkan oleh ketentuan-ketentuan bahasa program aplikasi. Dalam banyak kasus, nama-nama yang pendek diberikkan untuk file, record, dan masing-masing elemen data. Elemen data juga terbentuk untuk panjang dan komposisi karakter. Hirarki file-record-element dibentuk oleh urutan di mana nama-nama tersbut terdaftar dalam program, pemakaian secara alfabet atau kode numerik, dan indentasi. Sebuah contoh dari uraian file suatu inventori onderdil, menggunakan bahasa program COBOL, ditunjukkan di dalam Gambar 6-4.



Ada suatu pembedaan yang penting antara nama-nama yang digunakan untuk mengangkat file, record, dan elemen dalam gambar 6-4 dan nilai yang berhubungan dengan elemen. Sebagai contoh, suatu record SPART (Onderdil) tidak memiliki nilai. Record tersebut hanya dapat dikenali dengan elemen kuncinya, mungkin STKNUM (STocK NUMber/nomor stok). Nomor stok yang sebenarnya yang diberikan onderdil adalah nilai STKNUM, tujuh digit nomor menurut gambar dijelaskan untuk elemen tersebut. Nomor stok yang unik mengidentifikasi onderdil dan memiliki ciri bahwa record onderdil dari semua record yang lain di dalam file.

Organisasi File
Organisasi file lebih cenderung kepada urutan record secara fisik pada media penyimpanan. Record juga mempunyai suatu urutan logik, urutan di mana umunya record tersebut diproses mungkin atau tidak sama seperti urutan secara fisik seperti di gambar 6 - 5.Organisasi file digambarkan sebagai hal yang urut, acak, atau serial.



File yang Berurutan
Suatu file dikatakan berurutan di mana urutan secara fisik sama dengan urutan yang secara yang logik. Sebagai contoh, di suatu aplikasi penagihan, urutan yang logik mungkin adalah nomor rekening, di mana dalam kasus ini suatu file penagihan yang berurutan akan diatur dalam urutan nomor rekening.

File-file selalu berurutan ketika menggunakan suatu media penyimpanan sekuensial, seperti suatu tape drive. File juga boleh diorganisir secara berurutan pada suatu piranti penyimpan langsung, seperti suatu disk drive, jika ada faktor lain yang memaksa. Ketika file yang berurutan disimpan dalam disk, record dapat "dikemas" ke dalam setiap lokasi penyimpanan yang tersedia. Hal ini menandakan kontras dengan penyimpan file yang acak ke dalam disk, di mana, seperti yang akan kita lihat, pemborosan akan kita temui ketika disk lebih dari 70 atau 80 persen terpenuhi. File yang berurutan dalam tape dan disk ditunjukkan di dalam Gambar 6 - 6.

File acak
Record dalam suatu file yang acak dibagikan ke sekitar media penyimpanan menurut suatu proses yang memilih secara acak lokasi-lokasi ruang penyimpanan. Sering kali, beberapa elemen data berada dalam record itu sendiri, biasanya kunci record itu numerik, digunakan untuk menentukan lokasi ruang penyimpanan. Proses dari penentuan ini disebut hashing atau perubahan kunci.



Ada banyak cara untuk mengubah elemen kunci ke dalam lokasi penyimpanan, satu contoh akan dibeikan untuk menggambarkan jenis proses yang terlibat. Umpamakan suatu file personil disimpan secara acak dan ada 12,685 lokasi penyimpanan yang tersedia. Elemen kunci pada setiap record adalah nomor jaminan sosial yang dibagi 12,685, dan sisanya adalah alamat dari lokasi penyimpanan untuk record tersebut. (menggunakan suatu pembagi yang samadengan banyaknya lokasi penyimpanan memastikan pemanfaatan yang maksimum ruang penyimpanan, sisanya berapapun dari nol sampai dengan kurang dari pembagi, dimana total jumlah lokasi penyimpanan tersedia). Dengan demikian, lokasi penyimpanan record seseorang dengan nomor jaminan sosialnya 535 - 62 -4377 adalah 252, karena 535,624,377 yang dibagi oleh 12,685 adalah 42,225, sisa 252. Proses ini digambarkan di dalam Gambar 6 - 7.

Hal itu mungkin karena perubahan kunci untuk menghasilkan lokasi ruang simpan yang sama untuk lebih dari satu record. Di dalam contoh yang diberikan, perubahan kunci juga akan mengarahkan record dengan nomor jaminan sosial 403 - 28 -1772 untuk lokasi 252, karena 403,281,772 dibagi 2,685 sama dengan 31,792, sisa 252. Record dengan lokasi ruang penyimpanan yang sama disebut sinonim. Ketika perubahan bentuk kunci menghasilkan sinonim, record yang bersinonim yang mengikuti aslinya yang ditempatkan dalam satu area overflow disebut bucket.

Sebuah proses berikutnya menempatkan suatu record di dalam file acak menggunakan prosedur perubahan kunci yang sama atau mengacu pada satu indeks depan dari file. Jika perubahan kunci digunakan, record di dalam lokasi penyimpanan yang ditujukan harus dicek sampai kunci record yang benar; jika kunci itu tidak diinginkan, proses harus dialihkan ke area yang overflow untuk mencari record yang benar.

Semakin banyak record yang ditambahkan ke suatu file yang acak, kemungkinan adanya sinonim meningkat. Waktu tambahan yang dihabiskan dalam pencarian satu area overflow untuk record yang diinginkan mulai meng-offset kecepatan dan efisiensi normal yang dihubungkan dengan file yang acak. Inilah sebabnya pembatasan file acak sekitar 70 atau 80 persen dari ruang penyimpanan yang tersedia. Dengan demikian, 12,685 lokasi yang dialokasikan untuk file personil dalam contoh ini mungkin akan digunakan untuk mengakomodasi tidak lebih dari 10,00 record.

Meski file yang berurutan dapat disimpan baik peranti penyimpan langsung atau berurut, file yang acak hanya dapat digunakan bersama dengan DASD. Gambar 6 -8 menunjukkan lokasi yang acak dari record di medium seperti disk.

File Serial
Suatu file serial adalah kasus khusus dari file yang berurutan di mana urutan itu adalah urutan di mana record dalam file telah diciptakan. Penjualan, deposit bank, pesanan, dan transaksi-transaksi yang serupa bisa dikumpulkan ke dalam suatu file di dalam bab ini. Meski itu adalah hal yang umum karena file transaksi yang disimpan berurutan, akan menjadi tidak biasa untuk menemukan suatu file induk yang serial.



File transaksi serial bisa digunakan untuk membaharui file induk yang acak, tetapi normalnya dikonversi menjadi file transaksi yang berurutan untuk membaharui suatu file induk yang urutan. File transaksi yang berurutan yang diciptakan untuk tujuan ini kadang disebut file sort.


Pendekatan Database
Alternatif pemakaian file yang berorientasikan aplikasi mengikuti pendekatan database. Data dimasukkan ke database dalam bentuk tertentu, tentu saja, bentuk tersebut tidak baku. Itu dapat bervariasi untuk memenuhi kebutuhan program aplikasi yang memerlukan data.



File untuk program aplikasi individu tidak dipelihara dengan tetap; tetapi file tersebut diciptakan pada sebuah basis sementara atau ketika diperlukan untuk pemrosesan. Setelah pengolahan, unsur yang dibaharui dikembalikan ke database sampai diperlukan lagi; untuk program yang sama atau berbeda.

Me-load Database
Saat bagan suatu database digambarkan, terdapat fungsi yang sangat penting saat pemasukan atau loading data awal sebelum program aplikasi dijalankan. Data Definition Language (DDL) melaksanakan fungsi ini dengan baik. Gambar 6 -15 menunjukkan suatu masukan logis parsial (sama dengan record dalam fiel yang berorientasikan aplikasi) untuk database di pelanggan-pelanggan komputer, parsial karena hanya satu pelanggan ditunjukkan ketika, pada kenyataannya, masing-masing representatif ingin mempunyai banyak pelanggan.



Figur ini juga menggambarkan konsep kelompok pengulangan, dengan sekumpulan data ganda untuk perangkat keras yang dihubungkan dengan suatu pelanggan.

Penyajian data di dalam bentuk bagan itu hanyalah sebuah bantuan untuk pemahaman uraian transisi dari uriaan data ke loading data. Data tidak benar-benar dimasukkan ke dalam bentuk yang mencerminkan bagan, tentu saja; data menyertakan ke dalam statemen data seperti yang ditunjukkan dalam gambar 6-16. Statemen ini, yang juga ada dalam sistem 200 DDL (bahasa definisi data), mengkombinasikan uraian bagan dalam Gambar 6-11 dengan masukan logis parsial dalam gambar 6-15. Pemakaian grup pengulangan lebih jelas digambarkan di sini oleh pengulangan nomor baris 9 (kelompok perangkat keras) di bawah nomor baris 3 (kelompok pengulangan pelanggan). Tanda bintang pada setiap baris memisahkan komponen angka (lihat gambar 6-11) dari nilai aktual untuk setiap komponen (lihat Gambar 6-15).



Bahasa Manipulasi Data
Program aplikasi berkomunikasi dengan database melalui suatu bahasa manipulasi data (DML : Data Manipulation Language). Seperti bahasa DBMS lain, tidak ada standar universal yang diterima untuk DML, kebanyakan DML kini kompatibel dengan bahasa program yang standar seperti COBOL dan FORTRAN (lihat tabel 6-1). DBMS yang menggunakan DML dikenal sebagai host, yang berisikan sistem, di mana DBMS adalah suatu bahasa program aplikasi yang unik, seperti interface antara aplikasi dan database.
Di sebuah host-sistim bahasa, statemen DML disisipkan di tempat yang sesuai dalam program aplikasi untuk mengidentifikasi bagan dan subskema yang diperlukan untuk aplikasi. Record seperti yang digambarkan oleh subskema itu diciptakan ketika dibutuhkan dan dipindah ke working storage untuk pemrosesan. Ketika pemrosesan selesai, unsur-unsur yang diperbaharui dipindah ke working storage untuk pemrosesan. Ketika pemrosesan selesai, unsur-unsur yang diperbaharui dikembalikan ke database oleh statemen DML yang lain. Hanya sedikit modifikasi untuk aturan pemrograman, seperti memulai statemen DML di suatu kolom yang berbeda dibanding, misalkan statemen COBOL digunakan.

Dalam DBMS sendiri, bahasa program aplikasi dan DML itu disatukan ke dalam satu bahasa -biasanya bahasa DML yang unik disatukan ke dalam satu bahasa - biasanya satu bahasa unik yang dikembangkan oleh user untuk aplikasi khusus yang tinggi. Awal pemakai mengembangkan DBMS cenderung bervariasi, hanya host-sistem bahasa yang sekarang jauh lebih banyak dan dapat mencukupi semua kebutuhan yang tidak biasa. Karena mereka jarang digunakan, kita tidak akan mendiskusikannya lebih lanjut dalam buku ini.


Bahasa Query
Salah satu keuntungan besar dari DBMS adalah peluang yang berusaha agar para pemakai berhubungan secara langsung dengan database tanpa bantuan para programmer dan analis. Untuk memudahkan pemakai mengakses database, kebanyakan DBMS mempunyai bahasa query (QL : Query Language) yang dirancang untuk digunakan secara interaktif via terminal. QL memliki karakterisitik sederhana, namun tangguh, perintah-perintah dikerjakan dalam satu bentuk yang tidak rumit. Bukan programmer pun biasa diberi suatu pekerjaan yang familiar dengan QL dalam beberapa jam, dan tanda dasarnya-pada akses, dan prosedur analisis data dapat diringkas pada suatu kartu referensi yang berukuran kecil sized untuk kenyamanan pemakai. Tentu saja, latihan yang sering dan pengalaman sangat menolong jika user ingin menjadi pandai dalam QL.

Struktur Data
Sistem manajemen database dapat digolongkan menurut cara di mana data secara logika tersusun dalam database. Ada tiga jenis utama struktur data : pohon, jaringan, dan relational. Pada setiap kasus, pointer atau indeks digunakan untuk menetapkan relasi antara elemen data yang tersimpan di piranti penyimpan langsung, tetapi logika dari struktur yang berbeda lebih mudah untuk menggambarkan dalam diagram.

Struktur Pohon
Pohon data biasanya digambar "upside down" yang mirip seperti pohon alami; yang akarnya, dari cabang meluas, di atas, dan simpul daun di bawah. Cabang tambahan menuju kepada tingkat daun berikutnya. Tingkatan dalam struktur pohon kadang dikenal sebagai grandparent (akar), parent (daun tingkat pertama), children (daun tingkat kedua), dan seterusnya. Suatu daun mungkin hanya memilik satu parent, tetapi mungkin mempunyai banyak children. Suatu pohon menggambarkan database komputer pabrik dari contoh yang diberikan sebelumnya dalam gambar 6-17. Karakteristik bentuk piramida dan tingkat yang tergambar jelas dari data juga membantu menjelaskan alternatif hirarkis term, yang kadang digunakan untuk menguraikan struktur data pohon.

Kebutuhan single-parent untuk pelanggan dalam contoh ini mudah untuk dipelihara, karena bagan (Gambar 6-10) menetapkan satu pelanggan hanya dapat mempunyai satu representatif. Tetapi perangkat keras menyajikan masalah. Tidak ada pelanggan yang berharap menjadi pemakai eksklusif dari model tertentu peralatan komputer, namun struktur pohon memerlukan single parenthood. Solusi pada dilema ini mengulang model perangkat keras dalam diagram setiap diperlukan. Di dalam contoh ini, ada tiga jenis perangkat keras (H1, H2 dan H3), dan jenis ke-2 digunakan oleh kedua pelanggan (C1 dan C2). Oleh karena itu, H2 harus muncul dua kali.



Lainnya, cara yang lebih elegan untuk menunjukkan lebih dari satu pelanggan yang menggunakan H2 untuk mengubah menjadi tiga dan membuat H2 menjadi root, seperti yang ditunjukkan dalam gambar 6-18. DBMS menggunakan struktur pohon yang biasanya dapat membalikkan setiap unsur kunci. Gambar 6-18 juga menunjukkan penempatan balikan C1 di akar. Tentu saja, DBMS itu tidak secara harfiah membalikkan pohon data, pointer atau indeks hanyalah digunakan sedemikian untuk menciptakan pengaruh dari skema berdasar pada akar dari model perangkat keras atau pelanggan dibanding representatif.

DBMS yang menggunakan struktur pohon dengan teknik inversi untuk menggambarkan suatu subskema. Ini adalah satu cara di mana DBMS menghindari duplikasi data tetapi dalam setiap nomor dari subskema, hanya subjek untuk pembatasan ketika relasi antara unsur dijelaskan dengan DDL. Sebagai contoh, program aplikasi yang mendaftar semua pelanggan menggunakan masing-masing jenis perangkat keras yang akan mempekerjakan suatu subskema berdasar pada satu pohon yang dibalikkan seperti pohon yang ditunjukkan dalam gambar 6-18, sedangkan program yang mendaftar perangkat keras yang digunakan oleh masing-masing pelanggan memerlukan suatu subskema seperti versi yang kedua yang ditunjukkan dalam gambar 6-18.





Jaringan Struktur
Logika dari jaringan struktur data, kadang dikenal sebagai struktur jaringan, serupa dengan ketiga struktur di atas, dengan perkecualian batasan pada single parenthood diperlonggar. "children" pada DBMS berdasar pada logika jaringan yan mungkin memliki lebih dari satu parent atau grandparent. Umumnya, jaringan struktur data memerlukan sistem yang lebih luas dari pointer atau indeks, tetapi tidak perlu dibalik untuk menguraikan suatu subskema. Jika data mengenai representatif penjualan komputer, pelanggan, dan perangkat keras dipelihara dalam suatu DBMS menggunakan suatu jaringan struktur data, kita bisa menunjukkannya dalam suatu diagram seperti yang ditunjukkan pada gambar 6-19. Figur ini mencerminkan dengan tepat hubungan yang sama dengan yang telah diuraikan sebelumnya, hanya dalam logika jaringan. Karakteristik jaringan dari parenthood yang ganda digambarkan oleh garis yang menggabungkan H2 (sebuah child) dengan dua parent yang berbeda (C1 dan C2).

Relasi Struktur
Pendekatan ketiga pada pen-strukturan data pada DBMS dapat dipandang sebagai satu rangkaian dari dua dimensi tabel atau relasi. Suatu relational pen-strukturan data mengenai representatif, pelanggan, dan perangkat keras dalam database kita yang hipotetikal dalam dilukiskan di dalam gambar 6-20.



Baris dalam tabel disebut tuples tetapi dapat diperlakukan sebagai record, karena terdiri dari unsur yang terkait unsur. Kolom dalam tabel; menunjukkan atribut, atau jenis yang berbeda dari unsur, yang membuat tuples. Sebagai contoh, tabel yang pertama, atau relasi, menunjukkan Representative 1 (R1) dan Customer 1 (C1) yang terkait, seperti Representive 1 (R1) dan Customer 2 (C2). Hubungan antara representaive dan perangkat keras dan antara pelanggan dan hardware ditunjukkan dalam tabel yang kedua dan ketiga. Subskema diciptakan oleh proses matematika yang membentuk subset dari tuple seperti atribut.

Relasi struktur data lebih sulit untuk didiagramkan dan lebih didasarkan pada prinsip yang lebih abstrak yaitu jaringan pohon dan jaringan struktur. DBMS yang menggunakan relasi struktur data, bagaimanapun, tidak lebih sedikit efisien maupun tidak lebih sulit dibandingkan menggunakan DBMS lain.

Pertimbangan dalam Menggunakan Suatu Pendekatan Database
Penggunaan suatu pendekatan database pada manajemen data adalah suatu keputusan besar yang berdampak pada setiap segi CBIS; itu adalah salah satu hal yang seharusnya tidak diremehkan. Untuk CBIS baru, keputusan hampir tidak dapat diubah sepanjang desain sistim, dan untuk sistem yang sudah ada, sistem yang berorientasikan file, keputusan itu mungkin mengakibatkan gangguan layanan sementara dan tidak ada resiko kecil dalam integritas file selama proses konversi. Bagaimana mungkin perencana CBIS membuat suatu keputusan seperti itu? Faktor apa yang harus mereka pertimbangkan? kita akan menguji lagi metode-metode canggih dalam bab berikutnya, namun sekarang, mengevaluasi pendekatan database, kita menggunakan suatu kerangka yang sederhana namun efektif untuk pengambilan keputusan : suatu daftar keuntungan dan kerugian.

Keuntungan Pendekatan Database
Keuntungan pendekatan database telah diringkas menjadi :
1. Redudansi dalam media penyimpanan data berkurang
2. Pemeliharaan data sederhana
3. Waktu pemrosesan berkurang
4. Konsistensi internal antar data meningkat
5. Data dapat dibagi dengan beberapa aplikasi
Pertama, dan barangkali paling jelas, keuntungannya adalah redudansi dalam media penyimpanan data berkurang. Sebagai contoh, nama lengkap, alamat, nomor jaminan sosial, dan informasi lain yang berhubungan dengan siswa tidak perlu disimpan di dalam file record akademik dan file penagihan. Jika semua data siswa dipelihara di suatu database, masing-masing program aplikasi dapat menggunakan data tersebut untuk menciptakan suatu file sementara untuk digunakan sendiri.

Keuntungan kedua adalah kesederhanaan dalam pemeliharaan data. Jika siswa dalam contoh yang terdahulu mengubah alamat rumahnya, suatu transaksi membaharui database menjadi berguna bagi kedua aplikasi. Keuntungan ini sangat penting jika data tersebut sangat besar atau sering berubah. Sebagai contoh, harga dari ribuan sparepart digunakan untuk membuat mobil terus berubah, jika masing-masing perubahan ditempatkan pada suatu file yang terpisah untuk setiap aplikasi yang menggunakan harga tersebut (akuntansi biaya, hutang dagang, pembelian, dan sebagainya), usaha yang dikeluarkan dalam entri data sendiri akan membenarkan pendekatan database.

Pemakaian suatu database juga dapat mengurangi waktu proses karena hanya kebutuhan elemen data yang perlu digambar dari database untuk setiap aplikasi yang diberikan. Pada umunya, record yang lebih pendek memerlukan lebih sedikit waktu untuk memproses dibandingkan dengan record yang lebih panjang, meskipun banyaknya unsur yang benar-benar diubah bisa sama pada setiap kasus. Dalam kasus database siswa, aplikasi penagihan akan membutuhkan, untuk setiap siswa, nama, alamat tetap, kode status (full-time atau part time, lulusan atau mahasiswa belum bergelar), dan jasa yang tercakup oleh oleh keuangan (ruang, kamar, uang kuliah, aktivitas, dan seterusnya) untuk persiapan awal pembayaran, aplikasi berikut mengingatkan kembali akan rekening yang tak dibayar mungkin hanya memerlukan nama, alamat, dan jumlah pertemuan, dan kemudian hanya bagi mereka/siswa dengan rekening daftar yang tak dibayar. Tidak hanya record yang diciptakan untuk aplikasi pendek ini, file tersebut juga lebih pendek karena berisi record lebih sedikit.

Keuntungan keempat adalah adanya konsistensi internal yang semakin besar antar data dalam database. Jika penagihan dan record siswa harus mencakup jumlah siswa yang didaftar untuk laporan kepada bupati, dan pengujian file yang berorientasi aplikasi memberi jawaban yang berbeda, bergantung pada peredaran file. Tetapi dengan database, query untuk menghitung siswa tidak berhubungan dengan aplikasi dan memberi tanggapan yang sama kepada semua pihak. Tentu saja, tidak ada pengkhususan bahwa tanggapan umum akan benar, tetapi sedikitnya semua pihak akan bekerja dengan data yang sama.

Akhirnya, dan mungkin yang paling penting, informasi yang diperbaharui dalam database tersedia untuk aplikasi lain dengan segera. Untuk melanjutkan contoh database siswa, marilah kita berasumsi bahwa seorang siswa yang membawa lebih dari beban kursus yang normal akan membuat biaya uang kuliah tambahan. Jika kursus tambahan ditambahkan setelah periode pendaftaran normal, informasi tersebut akan tersedia untuk aplikasi penagihan secepat data tersebut dimasukkan melalui aplikasi record siswa. Dengan file yang berorientasi aplikasi, penagihan normalnya belajar tentang perubahan melalui laporan berkala dan diperlukan untuk memasukkan kembali data untuk mengupdate filenya. Berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu bisa terlewati, selama rekening tersebut akan disiapkan pada basis data yang tidak sempurna.

Kerugian Pendekatan Database
Perencana organisasi merenungkan sesuatu yang baru atau meninjau kembali hal penting dalam CBIS sering dibutakan oleh kuasa dan fleksibilitas perangkat keras dan perangkat lunak sekarang ini; mempertimbangkan keuntungan teknologi baru bukan kerugiannya. Kita percaya bahwa. kebanyakan organisasi, sebuah analisa yang seksama dari keuntungan dan kerugian dari suatu pendekatan database akan menjurus kepada keputusan untuk menggunakan database. Keputusan ini semestinya tidak menghalangi pelaksanaan analisis, bagaimanapun, jika tanpa alasan lain untuk menunjuk titik pusat permasalahan yang potensial pada operasi masa depan. Hal ini sesuai, oleh karena itu, untuk menguji beberapa kerugian pendekatan database telah diringkas menjadi :
1. Biaya tinggi
2. Sulitnya menjaga keamanan
3. Konsekuensi pelanggaran keamanan mungkin berat
4. Membutuhkan kontrol yang lebih terhadap data

Beberapa sistem manajemen database bisa beada di luar batasan budgeter dari bisnis kecil. System 2000, ADABAS, FOKUS, IDMS, dan lainnya, merupakan DBMS yang berorientasi mainframe menghabiskan ribuan dolar per bulan hanya untuk biaya sewa, atau sepuluh ribuan untuk pembelian dan pajak yang besar untuk kapasitas memori internal komputer organisasi.

Meskipun keuntungan DBMS mempertimbangkan masalah biaya, ada kerugian lain. Keamanan, misalnya, jauh lebih sulit untuk mencapai di bawah konsep database seperti file yang berorientasi aplikasi. Data pribadi atau rahasia itu lebihlemah karena ditunjukkan ke user yang lebih banyak, dan sebagian database, harus tetap online untuk periode waktu yang lebih panjang dibanding data yang sama dalam file yang berorientasi aplikasi.

Tidak hanya keamanan yang lebih sulit untuk sampai kepada pendekatan database, tetapi konsekuensi suatu pelanggaran keamanan lebih berat. Jika seorang karyawan yang tidak puas atau nakal "data diddler" berhasil mendapatkan akses database yang tidak sah, dia bisa menghancurkan hampir semua data operasi dasar organisasi. Kerusakan menjadi lebih parah dan lebih sulit yang berakibat pada jumlah yang besar pada file yang berorientasi aplikasi.

Suatu pendekatan database juga menuntut kendali lebih besar atas kode data dan program aplikasi. Suatu aplikasi produksi tidak bisa mengkodekan tanggal sebagai hari-bulan-tahun selagi satu aplikasi akuntansi menggunakan bulan-hari-tahun jika keduanya mengambil tanggal dari database umum. Tentu saja, banyak manajer CBIS melihat kendali yang ditingkatkan seperti keuntungan pendekatan database, meski para pemakai fungsional cenderung tidak setuju dengan penilaian ini. Adopsi suatu database harus disertai dengan bujukan penjualan yang kuat untuk menunjukan kepada user manfaat yang akan mereka terima dan meyakinkan mereka akan kebutuhan menepati dengan teguh standar yang telah dijelaskan.

Ringkasan
Manajemen data dimulai dengan organisasi data dalam suatu hirarki unsur, record, dan file. File dapat digolongkan menurut isinya sebagai file master/induk, yang berisi record lengkap yang mencerminkan banyak pererubahan, atau file transaksi, yang berisi data yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui file induk/master. Istilah keempat, database, kadang digunakan untuk memperluas hirarki, tetapi itu digunakan pada suatu pengertian yang lebih sempit untuk menguraikan sekumpulan data di sistem manajemen database (DBMS).
Pendekatan yang berorientasi aplikasi terhadap manajemen data menggunakan file yang berhubungan dengan program aplikasi dengan dasar one-to-one. Statemen dalam program aplikasi menguraikan nama, gambar, dan urutan unsur dalam record yang mewakili file. Urutan secara fisik dari record dalam yang file yang berorientasi aplikasi digambarkan sekuensial, acak, atau serial. File induk/master bisa sekuensial atau acak. File transaksi biasanya serial, tetapi normalnya disortir menjadi urut jika file masternya urut.

Sistem manajemen database menyediakan alat untuk banyak program aplikasi dalam mengakses aplikasi database yang independen. DBMS menggunakan bahasa manajemen data khusus untuk menentukan ruang simpan (DMCL/device media control language), untuk menguraikan hubungan yang logis antar data (DDL/bahasa definisi data), untuk menggerakkan data maju dan mundur antara database dan program aplikasi (DML/bahasa manipulasi data), dan untuk menyediakan akses langsung para pemakai tehadap database (QL/query language).

Cara yang ditempuh oleh DBMS dalam menetapkan hubungan yang logis antar data adalah suatu cerminan tentang struktur datanya. Tiga bentuk utama struktur data adalah pohon/hirarkis, jaringan/plex, dan relational. Semua struktur data dalam database dikenal sebagai bagan, dan lebih sedikit struktur yang diperlukan untuk aplikasi dikenal dengan subskema.

Keuntungan utama pendekatan database terhadap manajemen data adalah berkurangannya redudansi/pemborosan, ketersediaan informasi yang dibaharui dengan cepat untuk semua aplikasi, dan akses langsung bagi manajer dan pemakai lain. Kerugian termasuk konsekuensi yang lebih serius ketika data hilang atau rusak, kesulitan dalam menetapkan dan memlilhara keamanan, dan biaya yang relatif tinggi.

Rangkuman Materi CBIS chapter XVIII

Chapter 18
THE CBIS LIFE CYCLE-II


Fase Implementasi
1. Persiapan tempat dan instalasi
2. Testing and Debugging
3. Pelatihan
a. Manual Prosedur
Tipe pertama, manual prosedur untuk user menjelaskan bagaimana personel dalam bagian fungsi dapat bertatap muka dengan CBIS. Tipe kedua manual prosedur untuk operator berhadapan dengan operasi nyata dari peralatan dan dilengkapi dengan pabrik.
b. Sesi pelatihan
c. Pelatihan clerical
d. Pelatihan management
e. Pelatihan operator
f. Tutorial
g. Instruksi group kecil
h. Resident Expert
i. Built-in Help

4. Pengkonversian
a. Parallel Operations
Pada satu waktu, dipercaya bahwa pendekatan yang paling aman untuk mengkonversi adalah dengan menjalankan system lama dan baru bersama-sama sampai ditetapkan system baru menghasilkan hasil yang dapat dipercaya.

b. Phase-in Operation
CBIS digunakan secara bertahap ketika organisasi diubah menjadi satu modul atau apliaksi pada suatu waktu.

c. Pilot Models
Konsep dari model pilot yang umum dikenal dalam rancang-bangun : suatu operasi kecil pertama dilakukan untuk mengkonfirmasi metoda laboratorium yang dilanjutkan ke proses produksi, kemudian operasi total bisa dimulai.

d. Immediate method
Sometimes, the new system is so dramatically different from the old that parallel operations are not feasible; the applications are so extensively integrated that they can not be phased in, and the organizational structure does not lend itself to a pilot conversion. In these case, there is no other choice but to convert everything at once, immediate.
Terkadang, sistem baru menjadi sangat berbeda dengan sistem lama sehingga operasisecara paralel tidak mungkin dilakukan; aplikasi terintegrasi sangat ekstensif sehingga tidak bisa digunakan secara bertahap, dan struktur organisasional tidak memperbolehkan konversi pilot. Dalam kasus ini, tidak ada pilihan lain kecuali mengkonversinya segera.

e. Perencanaan untuk Konversi
Faktor yang membantah satu metode konversi di atas yang lain dikenal awal dalam siklus hidup sistem; mungkin karakteristik organisatoris yang sepenuhnya di luar kendali perencana CBIS.


Fase Operasi
1. Kebutuhan Keamanan
Ada beberapa alasan untuk sifat rentan CBIS yang lebih besar. Pertama, komponen CBIS secara komparatif mudah pecah. Kedua, CBIS mungkin menjadi obyek permusuhan pada pihak pekerja yang tidak puas, protestor, bahkan penjahat.
2. Ancaman Keamanan
a. Bencana alami
b. Kegagaln pemakaian
c. Tindakan kriminal

3. Integritas Operasi
Integritas operasi pada CBIS berhadapan dengan penghilangan error dalam proses.
4. Backup file
a. Backup pada batch processing
b. Backup padansactional processing

5. Access log
6. Ukuran deteksi kesalahan

Fase Kontrol
1. Progress reviews
Tim manajemen proyek CBIS menggmabrkan garis perubahan dan menyetujui yang hanya disempurnakan oleh kondisi lingkungan di luar kendali organisasi.
2. Test Penerimaan
Aktivitas terakhir sebelum konversi ke CBIS yang baru.
3. Post-installation review
Ketika operasi sistem baru memuaskan secara teknik, saatnya mengevaluasi sistem secara operasional.
a. Analisis Cost-benefits
b. Survey perilaku
c. Pengukuran

4. Audit
CBIS memiliki dua dampak pada keuangan organisasi : menghabiskan 5% atau 10% biaya operasi organisasi, dan digunakan untuk memelihara keuangan organisasi.
Performance Monitors
Ada dua jenis performance monitors : hardware monitors dan software monitors.

Proses Siklus Hidup
Awal siklus yang lengkap dari perencanaan sampai kendali telah diuraikan secara detil; siklus yang berkelanjutan diaktifkan ketika kendali berisi pertentangan yang memerlukan modifikasi CBIS. Ada juga siklus yang tidak sempurna antar tahap. Kebutuhan untuk siklus antara perencanaan dan pengembangan dalam rangka menyiapkan studi kelayakan dan jadwal dibahas lebih awal.

Rangkuman Materi CBIS chapter XVII

Chapter 17
THE CBIS LIFE CYCLE-I


Fase Perencanaan
1. Mengenali Kebutuhan terhadap CBIS
Indikasi kebutuhan terhadap CBIS
1. Kompleksitas
Perencanaan keuangan jangka panjang, simulasi waiting-line
2. Volume
Perbankan, transaksi ansuransi
3. Resiko
Ilmu pelayaran, generasi daya nuklir
4. Interdependencies
Kordinasi antar tingkat produksi dan promosi
5. Kecepatan
Kendali dan komando militer, reservasi tiket penerbangan

2. Tujuan CBIS
Perencana CBIS harus menetukan sasaran dan tujuanuntuk CBIS yang dapat mendukung tujuan organisasi.
3. Studi Kelayakan
a. Kelayakan teknologi
b. Kelayakan ekonomi
c. Kelayakan perilaku
4. Perencanaan Besar
a. Tujuan
b. Organisasi
c. Sumber daya
d. Ukuran kendali

Fase Pengembangan
1. Pendekatan Desain CBIS
a. Pendekatan Top-Down
CBIS didesain untuk mendukung sasaran dan tujuan organisasi yang ditentukan oleh top management.

b. Pendekatan Bottom-Up
Jika top-down adalah proses analitik dalam merinci kebutuhan informasi yang semakin ke dalam semakin banyak komponen yang terperinci, pendekatan bottom-up manyatukan informasi yang diperlukan pada level yag lebih tinggi yang dihasilkan pada tingkat yang lebih rendah.

c. Pendekatan Total Sistem
Pendekatan sistem adalah salah satu pandangan organisasi sebagai sistem dimana berbagai input sumber daya (tenaga kerja, material, dan kapital) diproses menjadi output (barang dan jasa).

d. Pendekatan Modular
Pendekatan ini juga dapat mendesain sistem informasi yang lebih kecil, skala yang lebih dapat di-manage dengan menempatkan subsistem atau modul pada suatu waktu. Modul biasanya didesain sepanjang garis fungsi keuangan, akuntansi, produksi, marketing, dsb.

e. Pendekatan Eclectic
Beberapa lulusan CBIS mencoba melewati pertimbangan nilai pada pendekatan ini, beberapa hal " bisa diterima" dan lainnya " tak dapat diterima".

2. Analisis dan Desain Sistem
Pada tahap analisis, sistem yang sedang berjalan secara harafiah diambil terpisah dan diuji satu persatu, berdasarkan kebutuhan informasi. Proses desain adalah salah satu pengumpulan sistem baru yang memuaskan semua kebutuhan informasi ini.
a. Analisis Kebutuhan Informasi
Suatu cara membuat kebutuhan informasi adalah dengan menguji titik keputusan pada aktivitas organisasi dan menentukan informasi apa yang dibutuhkan setiap orang.
b. Desain Logical Systems
Tahap ini disebut desain logical systems karena merefleksikan hubungan logikal antara user, operator, peralatan, input, output dan proses.
· Desain output
· Desain input
· Desain proses
· Desain file
· Desain fisik
· Sumber daya
· Penawaran kompetitif

Rangkuman Materi CBIS chapter XVI

PART VII
MANAGEMENT OF CBIS
Chapter 16
ORGANIZATIONAL CONCEPTS AND CBIS


Organisas CBIS
Aktivitas dalam kantor CBIS dibagi dalam empat kategori : administrasi, analisis dan desain sistem, programming, dan operasi sistem.

Personel CBIS
Klasifikasi Personnel CBIS
1. Top Management
Komisi pengendalian CBIS (yang diketuai oleh VP untuk jasa, eksekutif VP, atau pengontrol)
2. Administrator
Direktur CBISDatabase administrator
3. Analis dan desainer sistem
Analis sistem
Desainer sistem
4. Programmer
Programmer sistem
Programmer aplikasi
Programmer pemelihara
5. Operator
Console operators
Librarians
Data preparation personnel
6. User
Manager
Staff professional
Petugas data entry

Penggabungan Tanggung Jawab CBIS
1. Tanggung jawab pusat
2. Tanggung jawab user

Rangkuman Materi CBIS chapter XIII

PART VI
DECISION SUPPORT SYSTEM
Chapter 13
An Overview of DSS


Suatu Definisi DSS
DSS adalah suatu sistem interaktif yang menyediakan user akses yang mudah terhadap model keputusan dan data dalam rangka mendukung tugas pengambilan keputusan tidak terstruktur dan semistruktur.

Karakteristik DSS
1. DSS perlu menyediakan dukungan untuk pengambilan keputusan, tetapi dengan penekanan keputusan semistrukur dan tidak terstruktur.
2. DSS perlu menyediakan dukungan pengambilan keputusan untuk manajer pada semua tingkat, membantu pengintegrasian di antara tingkatan kapan saja.
3. DSS perlu mendukung semua tahap proses pengambilan keputusan.
4. DSS perlu mendukung berbagai proses pengambilan keputusan tetapi harus tidak dependent pada tiap orang.
5. DSS perlu mendukung keputusan yang saling tergantung seperti halnya
6. DSS harus mudah digunakan.

Beberapa Perbedaan Antara SIM dan DSS
Harapan terhadap DSS :
1. DSS dapat digunakan untuk menunjuk permasalahan khusus (untuk suatu maksud), tak diduga.
2. DSS dapat menyediakan suatu presentasi yang sah menyangkut sistem dunia nyata.
3. DSS dapat menyediakan dukungan keputusan dalam batasan waktu yang tersedia.
4. DSS dapat meningkatkan ketika pembuat keputusan belajar lebih banyak tentang masalah.
5. DSS dapat dikembangkan oleh para profesional non-DP.

Perbedaan Antar SIM, OR/MIS, dan DSS
Sistem Informasi Manajemen
1. Dampak utama telah ada pada tugas terstruktur, dimana prosedur operasi standard, kaidah pengambilan keputusan, dan aturan informasi, dan arus informasi dipercaya sudah dikenal.
2. Pemberian imbalan yang utama tengah meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya, penggunaan waktu, dan lain-lain, dan dengan menggantikan personil pekerjaan klerk.
3. Keterkaitan untuk pengambilan keputusan oleh manajer sebagian besar tidak secara langsung, sebagai contoh, dengan menyediakan laporan dan akses ke data.

Penelitian Operasi/Management Ilmu pengetahuan
1. Dampak utama telah ada pada permasalahan yang terstruktur (dibanding tugas), dimana sasaran, data, dan batasan dapat diketahui sbeelumnya.
2. Pemberian imbalan telah menjadi pembangkit solusi yang lebih baik untuk jenis masalah yang diberikan.
3. Keterkaitan para manajer menjadi ketetapan dari rekomendasi yang terperinci dan metodologi baru untuk penanganan masalah yang rumit.

Sistem Penunjang Keputusan
1. Dampak yang ada pada keputusan di mana ada struktur yang cukup untuk komputer dan bantuan analitik tetapi dimana pertimbangan manajer itu penting.
2. Pemberian imbalan dalam memperpanjang kemampuan dan cakupan proses pengambilan keputusan manajer untuk membantu meningkatkan efektivitas mereka.
3. Keterkaitan para manajer menjadi pembuatan alat yang mendukung, di bawah kendali mereka sendiri, yang tidak mencoba untuk mengotomatiskan proses pengambilan keputusan, mengenali sasaran hasil, atau memaksakan solusi.

Daya Dorong Untuk DSS
Kemajuan teknologi secara normal dalam kaitannya dengan sejumlah faktor, seperti :
1. Suatu lingkungan pengambilan keputusan yang kompleks untuk para manajer.
2. Kemajuan yang pesat dalam perangkat keras komputer dan teknologi perangkat lunak.
3. Persediaan personel bertumbuh baik yang terpelajar dan lancar secara manajemen atau terpelajar dan lancar.

Rangkuman Materi CBIS chapter XII

PART V
OFFICE AUTOMATION SYSTEM

CHAPTER 12
THE AUTOMATED OFFICE

Definisi Automated System
Komponen Automated Office dan Fungsi Utamanya
1. Word Processing
Memudahkan persiapan penulisan dokumen.
2. Electronic mail
Memperbolehkan menulis pesan yang dikirim secara elektronik
3. Voice mail
Memperbolehkan pesan percakapan yang dikirim secara elektronik
4. Facsimile
Memperbolehkan semua dokumen yang dikirim secara elektronik
5. Teleconferencing
Secara elektronik mempertemukan peserta konferensi/rapat bersama meski berada pada tempat yang berbeda
6. Telecommuting
Memperbolehkan pekerja bekerja di rumah
7. Personal computing
Menempatkan keputusan yang komputasional mendukung pekerja.
8. Computer terminals
Menyediakan akses terhadap materiyang disimpan secara elektronik dan komponen lain dari automated office.
9. Micrographics
Menyimpan dokumen pada microfilm untuk pencarian yang mudah.

Suatu automated office adalah suatu multifunction, terintegrasi, sistem berbasis komputer yang meliputi banyak aktivitas kantor yang dilakukan secara elektronik.

Daya Dorong Automated Office
Otomasi kantor dapat mengakibatkan peningkatan produktivitas untuk sekretaris, manajer dan profesional lain.

Perencanaan Penerapan Automated Office
Perrtumbuhan jumlah organisasi mendapat keuntungan dari otomasi kantor, hal yang pantas dipertimbangkan adalah usaha yang diperlukan dalam rangka menerima manfaat tersebut. Otomasi kantor memerlukan dukungan dan keterlibatan top manajemen.

WORD PROCESSING
Keuntungan dari Word Processing
1. Law firms
Pengolah kata mengetik dokumen lebih cepat dan teliti. Fitur paragrap yang disimpan dari pengolah kata ideal untuk menghasilkan dokumen standard seperti yang dikehendaki.
2. Insurance firms
Pengolah kata digunakan untuk mengetik surat dengan cepat.
3. Medical offices
Rumah sakit dan praktek medis menemukan pengolah kata yang tidak ternilai dalam menyiapkan surat perjanjian pertemuan, surat tagihan, dan aplikasi asuransi
4. Accounting firms
Suatu pengolah kata, terutama kemampuan matematika, dapat dengan cepat dan teliti menyiapkan laporan audit dan laporan keuangan.
5. Small businesses
Suatu bisnis kecil dapat menggunakan pengolah kata sebagai sistem bisnis total - untuk mempercepat pengetikan, menghandle inventarisasi, menyiapkan daftar gaji, dan menyimpan catatan-untuk meminimalisasi biaya personil.
6. Large companies
Pengolah kata dapat melakukan pengetikan untuk semua keperluan kantor, atau departemen individu dapat melakukan pengetikan untuk keseluruhan keperluan kantor, atau memelihara otonomi dengan pengolah kata yang berdiri sendiri. Perangkat lunak dapat membuat pengolah kata menyesuaikan kebutuhan akuntansi, inventori, rancang-bangun, atau departemen lain, dan paket komunikasi dapat mempercepat aliran pekerjaan tulis menulis antara kantor atau departemen.

Pada pertengahan tahun 1970, pabrik komputer mulai menawarkan perangkat lunak pengolah kata untuk mesin mereka. Pengembangan ini membawa data dan pengolah kata bersama-sama dalam suatu peralatan tunggal.

Sekarang ini, perusahaan mencari suatu kemampuan pengolah kata yang mempunyai empat pilihan utama : ( 1) mesin ketik yang mengedit tulisan; ( 2) sistem display yang berdiri sendiri; ( 3) sumber daya system yang di-share; dan ( 4) perangkat lunak pengolah kata untuk mikro, mini, dan komputer mainframe.


1. Text – Editing Typewriters
Mesin ketik pengedit tulisan, atau mesin ketik elektronik, sebagaimana kadang disebut, biasanya memiliki sedikit kemampuan menyimpan, mengedit, dan mencetak dibanding pengolah kata lain. Bagaimanapun, mesin ketik tersebut berharga lebih murah. Kunci fungsi khusus mendukung manipulasi materi textual. Semua penyimpanan secara internal ke dalam mesin ketik. Mesin ketik bertindak sebagai alat output sendiri.

2. Stand – Alone Display Systems
Tingkatan berikutnya dari kemampuan pengolah kata, dan juga harga, disajikan oleh system display yang berdiri sendiri. Masing-Masing stasiun kerja berdiri sendiri dan tidak terbagi dengan sumber daya manapun dengan pengolah kata lain. Suatu layar CRT menampilkan pesan dari pengolah kata kepada user, seperti halnya instruksi dan teks yang dimasukkan oleh user. Fungsi khusus memudahkan persiapan material textual. Ada penyimpanan eksternal, yang umumnya disajikan oleh disket. Pada bagian terpisah, memasang printer yang digunakan untuk output. Wangwriter juga merupakan sistem display yang berdiri sendiri. Sebagai tambahan yang bertindak sebagai pengolah kata, dapat digunakan untuk komputasi pribadi, juga mempunyai kemampuan komunikasi yang mendukung kemampuan otomasi kantor lain, seperti e-mail.

3. Shared – Resource Systems
Sistem yang paling canggih dan mahal menonjolkan berbagai stasiun-kerja yang berbagi sumber daya. sumber daya yang terbagi meliputi pengolah pusat, program perangkat lunak, penyimpanan eksternal, dan satu atau lebih printer. Keuntungan sumber daya sistem yang terbaggi meliputi kapasitas penyimpanan yang lebih (yang disajikan oleh hard-disk), perangkat lunak yang lebih canggih, kemampuan yang menangani teks superior, pekerjaan terbagi antar stasiun-kerja, dan pilihan input/output tambahan( seperti input Optical Character Reader (OCR)).



4. Word Processing Software For Micro-, Mini-, And Mainframe Computers
Mikro-, mini-, dan komputer mainframe mempunyai banyak bagian komponen sistem yang pengolah kata : terminal visual display, unit pengolahan pusat, penyimpanan, dan printer. Suatu komputer dengan perangkat lunak pengolah kata cenderung mempunyai kemampuan lebih sedikit dibanding sistem pengolah kata yang dedicated sebab keseluruhan sistem tidaklah dirancang dengan pengolah kata dalam pikiran. Bagaimanapun, suatu komputer mempunyai fleksibilitas dalam perangkat lunak pengolah kata yang dapat dengan mudah digantikan dengan perangkat lunak untuk aplikasi lain.

Kemampuan pengolah kata
1. Input
2. Editing
3. Penyimpanan
4. Output
5. Kemampuan tambahan: ejaan cek, fungsi matematika, akuntansi dasar, electronic filling.

Sistem Komunikasi Berbasis Komputer
1. E-mail
Keuntungan e-mail :
a. Komunikasi lebih cepat
b. Mengurangi pengetikan dan biaya surat
c. Komunikasi yang lebih efektif
d. Akses pesan yang cepat.

2. Voice mail
Berbagai masalah cenderung dihubungkan dengan penggunaan telepon :
a. Etiket telepon
b. Gangguan
c. Perubahan informasi tidak sempurna
d. Komunikasi yang terlambat atau kesempatan yang hilang
e. Pertukaran sosial yang tidak produktif

3. Faksimili
4. Teleconferencing
Dua orang atau lebih yang sedang berkomunikasi secara elektronik dari tempat yang berbeda.
a. Audio Conference: hanya ada voice communicating(conference call)
b. Audio graphic conferencing: kombinasi transmisi audio dengan kemampuan grafis, seperti grafis display, facsmili, atau freeze-frame video.
c. Video conferencing: menggunakan dua cara, video yang penuh gerakan dikombinasikan dengan audio untuk suatu simulasi pertemuan face-to-face.

5. Telecommuting
Memperbolehkan karyawan tertentu untuk bekerja dari rumah mereka menggunakan terminal komputer.
6. Personal computing
Alasan utama para manajer dan profesional menggunakan personal komputer adalah meningkatkan produktivitas mereka.
7. Micrographic
beberapa kantor membutuhkan file, pememeliharaan, dan mencari jumlah textual yang besar dan informasi grafis. Ketika sistem melakukan hal ini melibatkan dokumen/catatan/kertas, ada sejumlah permasalahan :
a. Harga
b. Waktu
c. Ruang/tempat
d. Kesalahan
e. Portabilitas. kertas dokumen tidak mudah dipindah-pindah.
f. Perlindungan. sukar melindungi dokumen/catatan/kertas dari akses yang illegal.

Ergonomik
Peralatan otomasi kantor kini dirancang dengan memperhatikan aspek ergonomik. Perhatian ini membuat peralatan otomasi kantor lebih nyaman dan mudah bagi digunakan.

Hubungan Otomasi Kantor dengan CBIS
Produk awal otomasi kantor, seperti mesin ketik pengedit teks dan peralatan faks, hanya mempengaruhi tugas klerikal dalam kantor. Secara umum, tugas tersebut tidak berhubungan dengan TPS, SIM atau DSS. Walaupun masih dalam kasus organisasi, situasi ini pelan-pelan mengubah dan perlu kelanjutan untuk melakukannya. Suatu alasan utama untuk perubahan ini adalah produk otomasi kantor sedang diperkenalkan untuk manajer dan profesional. Sebagian dari produk ini, seperti komputer pribadi, melayani suatu peran komplementer ke SIM dan DSS. Sebagai konsekuensi, ada suatu campuran aspek otomasi kantor tertentu dengan TPS, SIM dan DSS.

Otomasi kantor pada Illusion Bank
1. Remote dictation dan pengolah kata
2. E-mail
3. Sistem pencarian informasi yang spontan
4. Voice mail

Orang-Orang Yang Terlibat Dalam Otomasi Kantor
peralatan kantor yang diotomatkan mempunyai potensi untuk terus meningkatkan produktivitas kantor; bagaimanapun, hal itu selalu diingat bahwa orang menjadi bagian terpenting dari sistem perkantoran. Sebagai konsekwensi, manajemen harus memastikan bahwa otomasi kantor akan diterima dan digunakan secara efektif oleh karyawan kantor untuk meningkatkan produktivitas yang diinginkan terealisisasi.

Permasalahan Otomasi Kantor
Di samping kemajuan dalam mengotomatiskan kantor, permasalahan yang timbul menyebabkan beberapa organisasi menahan. Permasalahan ini meliputi kebingungan atas produk apa yang dibeli, ketidak-pastian atas dampak otomasi kantor, sikap negatif ke arah peralatan otomasi kantor yang dipegang oleh beberapa para pekerja kantor, dan berhubungan dengan seberapa baik mengintegrasikan komponen otomasi kantor.

Rangkuman Materi CBIS chapter IX

PART IV
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM
Chapter 9
An Overview of MIS

Model SIM
1. Physical model
a. Iconic (real scale model)
b. Analog (chart, graphic, blueprints)
2. Symbolic model
a. Verbal (job description, procedure manual)
b. Mathematical (mathematical process, linear programming, linear regression)

Dimensi Model SIM
1. Pengolahan Dimensi
Proses transaksi dapat didasarkan pada file yang berorientasikan aplikasi, yaitu database, dalam rangka berfungsi dalam lingkungan CBIS dan untuk mendukung kebutuhan informasi manajemen modern, pengolahan dalam model SIM menggunakan komponen database yang ditunjukkan di dalam gambar di bawah ini.


Aplikasi Dasar
Aplikasi SIM yang paling umum meliputi pembuatan laporan dan dukungan organisasi yang tersusun.

Pemrosesan SIM
Banyak proses yang digunakan dalam TPS - penyimpanan, pencarian, penggolongan, penyortiran, dan pembaharuan - digunakan dalam SIM dengan baik. Tetapi SIM juga menggunakan proses tambahan seperti kalkulasi, ikhtisar/kesimpulan, dan komunikasi.

2. Keputusan Manajemen
Aktivitas Managerial
a. Kendali operasional
Kendali operasional berorientasi pada tugas. Kendali operasional memastikan bahwa pekerjaan akan dilakukan menurut standard yang diterima mengenai sumber daya pemanfaatan dan mutu.
b. Manajemen pengendalian
Manajemen pengendalian berorientasi pada sumber daya. Manajer pada tingkatan ini mengendalikan apa yang didapatnya dan penggunaan sumber daya dasar - materials, tenaga kerja, waktu, dan uang – yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas operasional.
c. Perencanaan strategis
Untuk aktivitas manajemen yang terakhir, kita harus membuat suatu perubahan yang sulit dipisahkan dari kendali ke perencanaan.

Karakteristik Informasi
a. Keputusan
b. Data
c. Pemakaian

Dimensi Fungsional
Perancangan subsistem fungsional sedikit banyak bervariasi dari organisasi ke organisasi. Sekarang, kita akan mengasumsikan empat fungsi yang telah dikenalkan - produksi, pemasaran, personil dan keuangan.

Suatu Pandangan Tiga Dimensi
Keuntungan pandangan tiga-dimensi adalah sering mengungkapkan hubungan yang tidak mungkin nyata dalam pandangan individu.

Rangkuman Materi CBIS chapter III

CHAPTER 3
MANAGEMENT CONCEPTS AND CBIS

Karakterisitik Manajemen
Ada dua pendekatan umum untuk menjelaskan manajemen yang memenuhi kebutuhan ini yang lebih baik, pandangan proses, yang menjelaskan manajemen sebagai siklus pekerjaan fungsi mandiri yang umum bagi para manajer, dan pandangan yang hirarkis, yang mempertimbangkan perbedaan dalam tanggung jawab berdasar pada tingkatan organisasi.

Proses Manajemen
1. Planning
Dalam fungsi perencanaan, para manajer menerjemahkan sasaran dan tujuan ke dalam tindakan spesifik.
2. Organizing
Organizing mengacu pada pen-strukturan sumber daya, penetapan divisi, departemen, bagian, dan sebagainya, dalam rangka menyelesaikan rencana organisasi ke dalam cara yang paling efisien.
3. Staffing
Walaupun staffing adalah suatu istilah yang biasa hanya digunakan untuk menguraikan pengadaan sumber daya manusia, dalam proses manajemen juga digunakan untuk umum yang meliputi pengadaan semua sumber daya dalam fungsi organizing.
4. Coordinating
Coordinating kadang disebut memimpin, menggerakkan, atau berkomunikasi. Dengan nama tersebut, mengacu pada pelaksanaan nyata dari rencana yang dibuat lebih awal dalam proses manajemen.
5. Controlling
Para manajer mengendalikan aktivitas organisatoris dengan membandingkan pencapaian nyata dengan pencapaian yang direncanakan dan tindakan korektif yang memicu untuk memperbaiki perbedaan.

Hirarki Manajemen
Pendekatan kedua untuk mengamati karakteristik manajemen berdasar pada hirarki tingkatan organisasi dari para manajer yang beroperasi. Walaupun suatu organisasi mempunyai sejumlah tingkatan hirarkis, kita hanya mempertimbangkan tiga tingkatan manajemen : top, middle, supervisory or first line.

Hubungan Antara Proses dan Hirarki
Pandangan hirarkis manajemen penting karena dua pertimbangan: kebutuhan informasi cenderung berbeda pada tingkat manajemen yang berbeda, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyajikan kepada fungsi manajemen dengan tingkatan perencanaan manajemen.

Peran CBIS dalam Manajemen
Tiga kemampuan dasar CBIS yang dilibatkan mendukung proses manajemen : penggenerasian laporan, pemeriksaan proses, dan analisa data. Semua kemampuan CBIS mendukung beberapa fungsi manajemen sampai taraf tertentu, tetapi kemampuan tertentu lebih penting dalam beberapa fungsi lainnya.

Penggenerasian Laporan
1. Scheduled Report
Scheduled Report dibuat pada waktu tertentu (harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya) untuk mencukupi kebutuhan yang berulang yang secara penuh diantisipasi ketika CBIS dirancang.
2. On Call Reports
On-call report juga mengantisipasi kebutuhan, tetapi tidak diproduksi kecuali jika dibutuhkan.
3. Special Report
Special reports disiapkan untuk mencukupi kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi.
4. Report Detail
Laporan juga dapat digolongkan oleh tingkatan detilnya. Laporkan yang memberi semua informasi yang tersedia disebut laporan detil. Para manajer jarang memerlukan informasi semacam ini , walaupun umumnya CBIS membuatnya. Lebih sering, manajemen membutuhkan summary report, yang menggunakan ukuran ringkasan statistik (total, rata-rata, ranges, simpangan, dan seterusnya) untuk mengurangi volume laporan. Meski demikian lebih baik untuk kebutuhan manajemen adalah exception reports, yang hanya mendaftar informasi tertentu di luar parameter yang digambarkan.
Manajemen Penggunaan Laporan
Sebagai alat informasi yang utama dalam CBIS, penggenerasian laporan dapat diharapkan mempunyai aplikasi yang luas kepada fungsi manajemen. Walaupun hal ini benar, dalam prakteknya kebutuhan terbesar untuk informasi terjadi dalamcontrolling dan coordinating.

Proses Pemeriksaan
Penggunaan sistem management database ( DBMS) sangat meningkatkan proses pemeriksaan. Dengan DBMS, para manajer dapat menghasilkan laporan khusus pada hampir semua sibjek dengan beberapa perintah sederhana. Tentu saja, basic data diperlukan untuk menghasilkan laporan, pada umumnya data ditangkap selama proses transaksi, harus ada dalam database. Karena pemeriksaan adalah alternatif untuk laporan khusus, para manajer perlu mempertimbangkan keuntungan dan kerugiannya sebelum memutuskan mana yang akan digunakan. Tiga faktor yang mempengaruhi pilihan:
1. kemampuan para pemakai untuk memproses suatu pemeriksaan
2. urgensi dari kebutuhan informasi
3. dan volume output yang diharapkan.

Manajemen Penggunaan Proses Pemeriksaan
Ketika kebutuhan informasi untuk staffing, coordinating, atau controlling ringkas, proses pemeriksaan mungkin merupakan cara yang terbaik untuk memperoleh informasi.

Analisis Data
Dalam pemakaian yang ilmiah, analisa berarti menguji secara detil. Dengan cara yang sama, analisa data digunakan untuk mengidentifikasi subsets data yang mungkin menyampaikan informasi yang tersembunyi ke para manajer. Biasanya menggunakan model- analisis, regresi linier, pemrograman linier, dan analisa inventarisasi- dipertahankan dalam model dasar pada alat penyimpanan on-line. Program komputer yang memerlukan salah satu model ini yang sederhana membutuhkan model yang sesuai ketika diperlukan untuk meng-analisis data.

Manajemen Penggunaan Analisis Data
Sebagai fungsi manajemen yang kreatif, perencanaan bisa dipastikan memerlukan informasi yang tidak siap dalam data mentah tetapi harus dikembangkan oleh metoda analitis. Orientasi masa depan perencanaan juga menuntut kemampuan CBIS untuk meramalkan salah satu aplikasi metoda mathematical yang utama, seperti analisis regresi, yang biasanya ditemukan di dalam model base. Sebagian dari penggunaan analisa data dalam perencanaan meliputi jadwal produksi, pemilihan lokasi fasilitas, memilih peluang alternatif investasi, dan mengembangkan strategi pemasaran.

Fungsi controlling sering difasilitasi oleh alat manajemen proyek yang mendukung CBIS seperti PERT (program evaluation review technique) dan CPM(critical path method).

Dampak CBIS pada Manajemen
Dampak komputer (dalam hal ini CBIS) pada manajemen :
1. ada suatu prediksi mengurangi tanggung-jawab middle management.
2. komputer tidaklah menggantikan para manajer tetapi digunakan oleh para manajer.
Sebagai ganti perubahan jumlah atau tingkat organisasi manajer, komputer yang nampak mengubah cara manajer melakukan pekerjaan mereka. Situasi ini mendorong prediksi bahwa komputer dan SIM mengakibatkan kelas elite baru para manajer yang trampil dalam mengoperasikan komputer dan metode kuantitatif yang khas dari pengambilan keputusan yang didukung komputer.

Ringkasan
Manajemen dapat dipandang sebagai suatu proses siklus planning, organizing, staffing, coordinating, controlling, planning…. dan seterusnya. Hal ini memungkinkan untuk berpikir bahwa manajemen sebagai piramida, manajer yang berorientasi strategi pada top management : jumlah yang lebih besar secara taktis diorientasikan manajer pada middle management, dan jumlah yang lebih besar manajer diorientasikan pada tingkat dasar. Semua manajer dilibatkan dalam semua fungsi sampai taraf tertentu, tetapi para top manajer kebanyakan memegang fungsi controlling, dan lower manajer memegang fungsi coordinating.

Aplikasi CBIS dalamdukungan manajemen dapat dibagi dalam kategori penggenerasian laporan, proses pemeriksaan, dan analisa data. Walaupun semua kemampuan CBIS mendukung semua fungsi manajemen sampai taraf tertentu, penggenerasi laporan merupakn yang terbaik disesuaikan untuk coordinating dan controlling, proses pemeriksaan mendukung planning dan organizing dengan baik, dan analisa data sangat membantu dalamperencanaan dan controlling.

Hal itu telah dipikirkan, pada tahun 1950, komputer akan mengikis tanggung-jawab middle manajemen. Studi terbaru sudah menunjukkan, bagaimanapun, bahwa proporsi middle manajer sama, walaupun telah ada suatu perubahan cara manajer (middle manajer, khususnya) sekarang membebaskan tugas-tugas mereka. Para manajer menjadilebih mungkin untuk menggunakan komputer dan metoda keputusan kwantitatif dibanding sebelumnya dan mempunyai waktu lebih untuk aktivitas kreatif sejak komputer melaksanakan banyak tugas rutin.

Rangkuman Materi CBIS chapter II

CHAPTER 2
SYSTEMS CONCEPTS OF CBIS

General Systems Theory
Sebagian besar konsep sistem berkaitan dengan CBIS, yang dapat ditemukan dalam sekumpulan prinsip yang dikenal sebagai General Systems Theory (GST). Suatu sistem adalah sekumpulan komponen terkait yang bekerja untuk mencapai sasaran atau tujuan. Pengembang CBIS dan para manajer sering mengartikan GST sebagai suatu pemahaman bagaimana sistem kerja. GST menunjukkan bahwa proses sistem memproses input menjadi output, mengintegrasikan pengetahuan dari banyak disiplin ilmu, mempunyai komponen berbeda yang terbaik, dan harus diatur untuk mencapai tujuan ke arah yang diorientasikan.

Karakteristik Sistem
1. Systems transform inputs to outputs
2. Systems are interdisciplinary
3. Systems are holistic
4. Systems are differentiated
5. Systems are synergistic
6. Systems are hierarchical
7. Systems must be regulated
8. System are goal-oriented


Pendekatan Sistem
Beberapa pendekatan sistem bermanfaat dalam mempelajari CBIS, yaitu : disain sistim, peningkatan sistem, dan analisis sistem.

1. Desain sistim
The Scientific methods
Pendekatan yang sistematis untuk memecahkan masalah sering disebut The Scientific methods dan dihubungkan dengan Aristoteles. The Scientific methods terdiri dari lima langkah :
a. Memperjelas masalah
b. Membuat hipotesis
c. Observasi dan eksperimen
d. Menginterpretasikan pengamatan
e. Membuat kesimpulan

Proses Pengambilan Keputusan
Dewey menggunakan lima langkah serupa untuk menguraikan suatu proses " logical reflection", dan Ducker menggunakan lima proses langkah untuk pembuatan keputusan manajemen :
a. Mendefinisikan masalah
b. Analisa masalah
c. Membuat solusi alternatif
d. Memilih solusi yang terbaik
e. Mempraktekkan keputusan ke dalam tindakan yang efektif

Manajemen Keputusan
Penerapan the scientific method ke manajemen pembuatan keputusan dinyatakan lagi oleh Simon :
a. Mencari data dan permasalahan
b. Mebuat dan meneliti alternatif
c. Memilih alternatif yang terbaik
Tahap pengambilan keputusan ini, oleh Simon disebut intelligence, design, dan choice, sangat membantu dalam pemahaman proses dicision support dalam CBIS.

Proses Analisis Kuantitatif
Hal lain yang menyangkut scientific method dalam studi CBIS adalah proses analisis kuantitatif yang digambarkan oleh Anderson, Sweeney dan Williams pada tahun 1976 :
a. menggambarkan masalah
b. mengembangkan suatu model
c. menyiapkan data
d. memecahkan model
e. menghasilkan laporan
Penggunaan model dalam CBIS yang dibantu dengan pengambilan keputusan menjadi sangat baik jika dibuat perpustakaan program perangkat lunak yang dihubungkan dengan CBIS yang dikenal sebagai model base.

Disain sistim
Disain sistim sebagai suatu pendekatan memecahkan permasalahan dihubungkan dengan sistem, lebih sederhana dari scientific method, tetapi desain sistem juga menyertakan prinsip GST. Hanya tidak ada persetujuan universal atas suatu pendekatan sistem, bukan persetujuan atas karakterisitk disain sistim. Versi yang dibahas di sini adalah hasil pendekatan sistem itu sendiri, yang disatukan dari penafsiran disain sistim yang berbeda, tetapi hal itu menggambarkan pekerjaan Van Gigch :
a. menggambarkan masalah
b. mengidentifikasikan batasan sistem, suprasystem, dan hubungan dengan lingkungan sistem.
c. menetapkan sasaran hasil sistem
d. mencari dan menghasilkan alternatif.
e. Mengidentifikasikan keluaran yang menyangkut alternatif
f. mengevaluasi alternatif dengan membandingkan keluaran dengan sasaran hasil
g. memilih alternatif yang terbaik
h. menerapkan keputusan

2. Sistem Peningkatan
Peningkatan sistem adalah mengurangi dan introspektif. Peningkatan sistem melihat ke dalam dan memproses dari yang umum ke spesifik. Sedangkan disain sistim berorientasi pada masa depan dan usaha memprediksikan apa yang akan terjadi, peningkatan sistem melihat ke masa lalu dan mencoba untuk memperbaiki penyimpangan dari sasaran hasil sistem. Suatu versi yang dihasilkankan oleh Van Gigch, yang akan bertindak sebagai model :
a. menggambarkan masalah
b. menggambarkan subsistem
c. mengamati perilaku dari subsistem
d. membandingkan perilaku yang diamati dengan sasaran hasil
e. mengurai permasalahan ke submasalah
f. mengoreksi sistem dengan submasalah.

3. Sistem Analisa
Istilah analisa sistem digunakan dalam suatu pengertian yang agak dibatasi untuk menguraikan pendekatan sistem terhadap pengembangan CBIS. Secara harfiah, analisa merupakan kebalikan sintese. Proses sintese membangun keseluruhan dari komponen, sedangkan suatu proses analitik mengidentifikasi komponen secara utuh.

Mengapa analisa sistem sedemikian penting dalam pengembangan CBIS? Jawabannya adalah analisa sistem itu tidak diterapkan kepada sistem di bawah pengembangan, tetapi terhadap sistem yang sedang digantikan. Sistim informasi yang ada, baik sistem manual atau hanya sebagian yang diotomatisasikan, apakah mengurangi bagian komponennya untuk menyajikan gambaran yang lebih jelas dari apa yang harus dicapai oleh sistem baru. Analisa memusat pada kebutuhan informasi para manajer yang dilayani oleh CBIS, kedua kebutuhan itu dicukupi oleh sistem yang berjalan dan kebutuhan yang tidak tercukupi itu yang harus dicukupi oleh sistem yang baru.

Organisasi sebagai Sistem
Organisasi adalah sistem, karakterisitk sistem sebagai suatu organisasi, masukannya, keluaran, proses, mekanisme kendali, dan sebagainya, dicerminkan dalam organisasi CBIS.
1. Masukan
Data
Pertama, suatu perbedaan ada karena informasi dan data. Data masukan adalah koleksi fakta tentang unsur-unsur lingkungan : konsumen, para penyalur, pesaing, pemerintah, dan semacamnya. Data yang dikumpulkan oleh organisasi disebut data primary, sedangkan data yang dikumpulkan oleh para agen lain disebut data sekunder.
Informasi
Informasi, yang pada umumnya mempertimbangkan suatu keluaran dari suatu sistim informasi, juga merupakan suatu masukan ke dalam organisasi. Penjelasan tentang pertentangan nyata ini berada dalam fakta bahwa banyak sistim informasi dalam lingkungan dan keluarannya dari sistem informasi tersebut bertindak sebagai masukan ke dalam organisasi.

2. Keluaran
Data
Beberapa data, keluar dari sistem tidak diubah. Kadang, suatu sistem menerima masukan data dari lingkungan sistem, hal itu juga menghasilkan data yang menjadi masukan ke dalam lingkungan sistem.
Informasi
Kebanyakan informasi yang diproduksi dalam suatu sistem digunakan secara internal, oleh manajer, dan tidak nampak sebagai keluaran sistem. Betapapun, informasi yang diproduksi merupakan bagian dari sistem CBIS, sebenarnya suatu subsistem organisasi dan alat penghubung dengan lingkungannya dan tidak harus dengan lingkungan sistem.
3. Proses
Perubahan dari input menjadi output
4. Peraturan
Organisasi dikendalikan oleh para manajer. Para manajer menerima hasil sasaran dan tujuan dari lingkungan perusahaan, dan mereka membandingkan untuk mengeluarkan instruksi sesuai.

Karakteristik Lain Sistem
1. Organisasi adalah interdisciplinary
2. Organisasi holistic
3. Organisasi adalah diferensial
4. Organisasi synergistic
5. Organisasi hirarkis
6. Organisasi adalah gol diorientasikan

Ringkasan
Suatu sistem adalah sekumpulan komponen yang terkait yang bekerja bersama untuk mencapai sasaran atau tujuan. Pengembang CBIS dan para manajer sering membelokkan ke teori sistem umum/general system teory(GST) untuk pemahaman bagaimana sistem bekerja. GST menunjukkan bahwa sistem memproses input menjadi output, mengintegrasikan pengetahuan dari banyak disiplin akademis, mempunyai komponen berbeda dan terbaik secara keseluruhan, dan harus diatur untuk mencapai tujuan ke arah yang diorientasikan.

Walaupun GST membantu untuk memahami sistem, tidak semua orang setuju bahwa hal itu benar atau teori pemecahan masalah. Kritikus GST mengakui bahwa suatu pendekatan holistic tidak mungkin dapat dipraktekkan secara kompleks, sistem berteknologi tinggi dan spesialisasi yang ditanggalkan oleh GST mungkin perlu.
Permasalahan mengenai sistem meminta solusi sistem. Tiga pendekatan untuk memecahkan permasalahan sistem adalah disain sistim, peningkatan sistem, dan analisa sistem. Disain sistim, yang mendukung scientific method dan GST, bermanfaat dalam perencanaan untuk sistem baru, dan peningkatan sistem adalah suatu pendekatan yang baik untuk mengoreksi defisiensi dalam sistem yang sedang berjalan. Analisa sistem adalah pendekatan sistem terhadap pengembangan CBIS yang mengkombinasikan peningkatan sistem (sistem tua atau manual) dan disain sistim (sistem baru atau otomatis).

CBIS adalah subsistem organisasi. CBIS menggunakan informasi dan data untuk mencerminkan secara fisik bagian organisasi sistem. Untuk memahami CBIS, pertama harus mengenali dan memahami karakterisitik sistem dari secara fisik organisasi.

Rangkuman Materi CBIS chapter I

CHAPTER 1

INTRODUCTION TO CBIS

(Computer Based Information Systems : A Management Appproach,

karangan Donald W. Kroeber & Hugh J. Watson)

JENIS CBIS

Istilah CBIS merupakan istilah umum, terdapat sekumpulan sistem yang dikenal bersama sebagai CBIS. Ada beberapa jenis CBIS yang bisa dikategorikan seperti tabel di bawah ini.

Tipe CBIS dan Karakteristiknya

Tipe CBIS	Input	Proses	Output
TPS (Transaction Processing System)	Transaksi Data	Penggolongkn, penyortiran, penambahan, penghapusan, pembaharuan	Laporan yang terrinci, proses transaksi data
MIS (Management Information System)	Proses transaksi data, manajemen pengorganisasian data, model pemrograman	Laporan manajemen data, simple modeling, metode statistik, query response	Summary and exception reports, keputusan rutin, penerapan pada permintaan manajemen
OAS (Office Automation System)	Appointments, dokumen, address lists	Jadwal, word processing, penyimpanan dan pencarian data	Jadwal, memorandum, bilk mail, laporan administrasi
DSS (Decision Support System)	Proses transaksi data, manajemen pengorganisasian data, unique models	Query response, management science/operations research (MS/OR) modeling, simulasi	Special reports, input ke keputusan yg sulit, masukan ke permintaan manajemen

EIS (Excecutive Information System)	Proses transaksi data, laporan, dan analisis data	Pencarian informasi, personalized analysis	analisa status, memproyeksikan kecenderungan, meninjau kembali informasi
ES (Expert System)	Fakta and aturan	Menyimpulkan respon ke permintaan/kebutuhan	Solusi untuk masalah yang biasanya membutuhkan kemampuan dari orang yg ahli

Hubungan antar CBIS

Walaupun terdapat peningkatan penerimaan terhadap konsep yang berbeda terhadap tipe CBIS, tetapi belum ada kesepakatan pada hubungan anatr CBIS dan peran CBIS dalam organisasi. CBIS dapat meningkatkan dari tipe yang lebih rendah ke tipe yang lebih tinggi, dan sampai saat ini ada tipe CBIS yang berbeda untuk melayani tingkatan/hirarkis yang berbeda dalam organisasi.

Mengapa CBIS itu Penting

Komputer	Komputer memberikan CBIS kemampuan yang tidak mungkin ada dalam sistem informasi yg lain.
Organisasi Modern	Ukuran, keanekaragaman, geographic dispersion, dan proses produksi yang kompleks yang ditemukan dalam organisasi modern menuntut manajemen informasi yang canggih.
UU, lingkungan sosial dan Pemerintah	Tata kearsipan pemerintahan dan sistem pelaporan dimudahkan oleh CBIS

Perkembangan Teknologi	Teknologi industri yang tinggi memerlukan ketepatan/ketelitian yang lebih besar dalam pengawasan proses produksi
Berkembangnya perananan manajemen	Saat ini manajer menggunakan CBIS untuk melaksanakan industri yang independen, multifungsi, dan sebelumnya tugas pengambilan keputusan tidak memerlukan CBIS.