Rangkuman Materi CBIS chapter VI

BAB 6
MANAJEMEN DATA

BELAJAR OBYEK
1. Setelah mempelajari bab ini, anda akan mampu :
2. Mengorganisir data ke dalam suatu hirarki dari unsur-unsur, catatan-catatan dan file-file
3. Mengetahui cirri-ciriyang ada di antara pendekatan yang utama kepada pengorganisasian data.
4. Memberi nama dan menguraikan jenis file data yang berbeda.
5. Mendiskusikan pemakaian bahasa data di dalam sistem manajemen database.
6. Menjelaskan tiga pendekatan untuk men-struktur data dalam suatu database management system.
7. Mengetahui keuntungan-keuntungan dan kerugian-kerugian dari suatu pendekatan database
8. Menjelaskan terminologi-terminologi berikut :
· Elemen data
· Record data
· File data
· Database
· Unsur kunci (record kunci)
· File induk
· File transaksi
· File berurutan
· File acak
· File serial
· Urutan secara fisik
· Urutan secara logis
· Hashing (perubahan kunci)
· Sinonim
· Bucket
· Aplikasi yang berorientasikan file
· Sistem manajemen database
· Rutinitas-rutinitas manajemen data
· Alat pengendalian bahasa
· Bahasa uraian data
· Bahasa manipulasi data
· Bahasa permohonan
· Bagan
· Sub bagan
· Masukan logis
· Pohon (hirarkis) struktur
· Jaringan ( plex )struktur
· Struktur relasional

Di dalam terminologi yang sangat sederhana, untuk mengatur data berarti menyiapkan data agar siap diakses untuk penggunaan yang diperbolehkan selagi penyimpanan data tersebut urut, efisien, dan dengan cara yang aman. Dalam hal ini, manajemen data tidak banyak berbeda dari manajemen inventori, manajemen kearsipan, atau manajemen sumber daya yang lain. Tetapi data dalam banyak hal, berbeda dari sumber daya lainnya : data cenderung lebih banyak dibanding hampir semua sumber daya; data adalah subjek yang sering berubah; dan mudah hilang atau rusak. Sebagai konsekuensinya, metode manajemen data berbeda. Di dalam bab ini, kita menguji dua pendekatan yang besar kepada manajemen data: pemakaian aplikasi yang berorientasikan file dan pendekatan database. Tetapi terlebih dulu, marilah kita memperhatikan suatu kerangka 0pengorganisasian data.

Organisasi data
Manajemen data yang tepat memerlukan pen-strukturan data menurut aturan-aturan sangat tepat. Data harus diorganisasikan dalam bentuk-bentuk yang ditetapkan, dengan nomor dan jenis karakter yang benar, dan di simpan dalam tempat yang tepat; jika tidak, proses-proses perubahan bentuk CBIS tidak akan menghasilkan output yang benar atau mungkin tidak berlangsung sama sekali. Peraturan yang spesifik tentang organisasi data di dalam setiap aplikasi digambarkan oleh para analis sistem dan programmer selama disain dan pengembangan sistem; aturan-aturan yang umum mengikuti satu hirarki yang dibentuk dari hubungan data.

Hirarki dari data
Terminologi konvensional yang digunakan untuk menguraikan tingkatan hirarki data adalah elemen data, catatan data/record data, dan file data. Hubungan antara tingkatan-tingkatan ditunjukkan di dalam gambar 6-1. Semua orang yang mempunyai pengantar programming harus terbiasa dengan hal, tetapi kita akan meninjau ulang ketiga terminologi tersebut dengan singkat untuk menyegarkan memori Anda dan untuk membawa siswa yang lain sampai ke tingkatan Anda.



Elemen data
Sekumpulan bit mejadi byte menunjukkan karakter yang digambarkan dalam bab 4. Ketika sejumlah karakter dikelompokkan bersama, hasilnya adalah suatu elemen data. Elemen data menunjukkan fakta dasar yang menguraikan tentang beberapa kesatuan yang terlibat dalam pemrosesan. Sebuah nama karyawan, nomor jaminan sosial, alamat, dan kode pekerjaan, semuanya adalah elemen data yang dapat digunakan pada suatu aplikasi administrasi personal. Nomor dan jenis (klasifikasi dan/atau alfabet) dari karakter pada suatu elemen data bervariasi, meski biasanya ada batas panjangnya yang dikenakan oleh program aplikasi, bahasa program, atau komputer itu sendiri.

Record Data
Suatu kelompok elemen data yang terkait disebut suatu record data. Data record dapat berisi sejumlah elemen, sepanjang programmer sudah membuat kesesuaian dengan record. Kita akan lihat segera bagaimana kesesuaian ini dibuat.
Untuk mengetahui ciri antara record yang sama, satu atau lebih elemen biasanya ditunjuk sebagai unsur kunci atau kunci record. Seperti yang ditunjukkan di dalam Gambar 6 -2, suatu record personil terdiri dari semua elemen yang berhubungan dengan satu karyawan yang mungkin menggunakan bentuk elemen nomor jaminan sosial sebagai kunci record. Elemen kwantitatif secara umum lebih disukai sebagai kunci record karena lebih sedikit kemungkinan duplikat (mungkin ada dua atau lebih Mary Smith dalam satu organisasi, sebagai contoh, tetapi nomor jaminan sosial mereka berbeda): lebih sedikit peka kepada ejaan (komputer tidak akan mengenali "smyth" sebagai “Smith” jika tidak mengeja); dan mereka mempunyai suatu penggunaan yang menyenangkan dalam file acak (lihat diskusi file acak selanjutnya dalam bab ini).

File Data
Akhirnya, record data yang terkait bisa dikelompokkan untuk membentuk suatu file data. Sebagai contoh, record personil dari semua karyawan dalam suatu lembaga organisasi file personil.



File juga bermacam-macam panjangnya, dengan jumlah maksimum record pada suatu file tergantung pada panjang record dan tersedianya ruang penyimpanan.
File berbeda tergantung isinya, penggunaannya, dan lama waktu file tersebut dipelihara. Suatu file induk adalah suatu file yang permanen yang berisi record lengkap dan sumber utama dari data dalam setiap aplikasi. File transaksi bersifat sementara dan berisi record dari aktivitas dasar perusahaan, seperti penerimaan order dan memasukkan item dari inventori. Record dalam file transaksi hanya memiliki elemen yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan memperbaharui record di dalam file induk. Sebagai contoh, seperti yang ditunjukkan di dalam gambar 6 -3, suatu transaksi mengubah satu alamat karyawan hanya memerlukan nomor jaminan sosial (unsur kunci yang digunakan untuk mengidentifikasi record) dan alamat yang baru. Tentu saja, jika transaksi biasa/manual akan menambahkan suatu karyawan yang baru, tidak akan ada record yang diybah tersebut dalam file induk, dan file transaksi harus memiliki semua elemen data yang diperlukan untuk membuat record baru.

Database
Istilah keempat yang kadang dihubungkan dengan hirarki data adalah database. Bagaimanapun, selagi terminologi hirarkis yang lain mempunyai definisi yang tepat, berlaku umum, database bisa digunakan dalam beberapa cara yang berbeda dan kadang membingungkan. Pertama, terminologi itu bisa digunakan pada suatu pengertian yang sangat umum untuk mengacu pada semua organisasi data, termasuk semua yang ditemukan dalam dokumen dan media lain yang tidak berhubungan dengan komputer. Kedua, database bisa digunakan untuk menjelaskan sekumpulan file yang berhubungan dengan komputer dalam sebuah organisasi, dalam hal ini adalah tingkatan hirarkis yang keempat.



Akhirnya, database dapat digambarkan di suatu pengertian yang agak sempit sebagai tempat penyimpanan data dalam suatu sistem manajemen database (DBMS). Karena DBMS memiliki satu peran yang integral dalam pandangan CBIS, kita menggunakan definisi yang terakhir dan untuk mencegah kesalahpahaman, setelah menghindari penggunaan data base dalam konteks yang lain.


File yang Berorientasikan Aplikasi
Pendekatan pengolahan data yang tradisional untuk me-manage data melibatkan pembuatan suatu file yang unik untuk setiap program aplikasi. Hubungan one-to-one antara program dan file mengakibatkan file yang berorientasikan aplikasi. Dengan file yang seperti itu, program aplikasi dibatasi oleh bentuk dari file, dan file, pada gilirannya, bisa terbatas oleh urutan operasi yang diikuti oleh program. Banyak fleksibilitas dalam pemprograman aplikasi tambahan yang hilang, dan perluasan atau revisi format dasar dari record dalam file itu bisa menghalangi pemakaian program aplikasi yang ada.

Meski ada kerugian pada pendekatan yang berorientasikan aplikasi pada manajemen data, ada keuntungannya juga : file yang berorientasikan aplikasi mudah untuk dibuat dan dipelihara, tidak memerlukan perangkat keras atau perangkat lunak khusus, dan relatif aman dari kehancuran atau pertukaran yang tanpa sengaja oleh pemakai yang lain. File yang berorientasikan aplikasi adalah waktu yang dibuktikan dengan metode pengolahan informasi untuk organisasi dengan aplikasi yang stabil, mandiri dan sumber daya CBIS yang terbatas.

Karakterisitik proses dengan file yang berorientasikan aplikasi ditujukan dalam bab berikut. Saat ini, kita mengutamakan aspek manajemen data file yang berorientasikan aplikasi : bagaimana file tersebut dijelaskan dan bagaimana file tersebut diorganisasikan.

Uraian File
Cara yang ditempuh oleh seorang programmer menguraikan suatu file data ditetapkan oleh ketentuan-ketentuan bahasa program aplikasi. Dalam banyak kasus, nama-nama yang pendek diberikkan untuk file, record, dan masing-masing elemen data. Elemen data juga terbentuk untuk panjang dan komposisi karakter. Hirarki file-record-element dibentuk oleh urutan di mana nama-nama tersbut terdaftar dalam program, pemakaian secara alfabet atau kode numerik, dan indentasi. Sebuah contoh dari uraian file suatu inventori onderdil, menggunakan bahasa program COBOL, ditunjukkan di dalam Gambar 6-4.



Ada suatu pembedaan yang penting antara nama-nama yang digunakan untuk mengangkat file, record, dan elemen dalam gambar 6-4 dan nilai yang berhubungan dengan elemen. Sebagai contoh, suatu record SPART (Onderdil) tidak memiliki nilai. Record tersebut hanya dapat dikenali dengan elemen kuncinya, mungkin STKNUM (STocK NUMber/nomor stok). Nomor stok yang sebenarnya yang diberikan onderdil adalah nilai STKNUM, tujuh digit nomor menurut gambar dijelaskan untuk elemen tersebut. Nomor stok yang unik mengidentifikasi onderdil dan memiliki ciri bahwa record onderdil dari semua record yang lain di dalam file.

Organisasi File
Organisasi file lebih cenderung kepada urutan record secara fisik pada media penyimpanan. Record juga mempunyai suatu urutan logik, urutan di mana umunya record tersebut diproses mungkin atau tidak sama seperti urutan secara fisik seperti di gambar 6 - 5.Organisasi file digambarkan sebagai hal yang urut, acak, atau serial.



File yang Berurutan
Suatu file dikatakan berurutan di mana urutan secara fisik sama dengan urutan yang secara yang logik. Sebagai contoh, di suatu aplikasi penagihan, urutan yang logik mungkin adalah nomor rekening, di mana dalam kasus ini suatu file penagihan yang berurutan akan diatur dalam urutan nomor rekening.

File-file selalu berurutan ketika menggunakan suatu media penyimpanan sekuensial, seperti suatu tape drive. File juga boleh diorganisir secara berurutan pada suatu piranti penyimpan langsung, seperti suatu disk drive, jika ada faktor lain yang memaksa. Ketika file yang berurutan disimpan dalam disk, record dapat "dikemas" ke dalam setiap lokasi penyimpanan yang tersedia. Hal ini menandakan kontras dengan penyimpan file yang acak ke dalam disk, di mana, seperti yang akan kita lihat, pemborosan akan kita temui ketika disk lebih dari 70 atau 80 persen terpenuhi. File yang berurutan dalam tape dan disk ditunjukkan di dalam Gambar 6 - 6.

File acak
Record dalam suatu file yang acak dibagikan ke sekitar media penyimpanan menurut suatu proses yang memilih secara acak lokasi-lokasi ruang penyimpanan. Sering kali, beberapa elemen data berada dalam record itu sendiri, biasanya kunci record itu numerik, digunakan untuk menentukan lokasi ruang penyimpanan. Proses dari penentuan ini disebut hashing atau perubahan kunci.



Ada banyak cara untuk mengubah elemen kunci ke dalam lokasi penyimpanan, satu contoh akan dibeikan untuk menggambarkan jenis proses yang terlibat. Umpamakan suatu file personil disimpan secara acak dan ada 12,685 lokasi penyimpanan yang tersedia. Elemen kunci pada setiap record adalah nomor jaminan sosial yang dibagi 12,685, dan sisanya adalah alamat dari lokasi penyimpanan untuk record tersebut. (menggunakan suatu pembagi yang samadengan banyaknya lokasi penyimpanan memastikan pemanfaatan yang maksimum ruang penyimpanan, sisanya berapapun dari nol sampai dengan kurang dari pembagi, dimana total jumlah lokasi penyimpanan tersedia). Dengan demikian, lokasi penyimpanan record seseorang dengan nomor jaminan sosialnya 535 - 62 -4377 adalah 252, karena 535,624,377 yang dibagi oleh 12,685 adalah 42,225, sisa 252. Proses ini digambarkan di dalam Gambar 6 - 7.

Hal itu mungkin karena perubahan kunci untuk menghasilkan lokasi ruang simpan yang sama untuk lebih dari satu record. Di dalam contoh yang diberikan, perubahan kunci juga akan mengarahkan record dengan nomor jaminan sosial 403 - 28 -1772 untuk lokasi 252, karena 403,281,772 dibagi 2,685 sama dengan 31,792, sisa 252. Record dengan lokasi ruang penyimpanan yang sama disebut sinonim. Ketika perubahan bentuk kunci menghasilkan sinonim, record yang bersinonim yang mengikuti aslinya yang ditempatkan dalam satu area overflow disebut bucket.

Sebuah proses berikutnya menempatkan suatu record di dalam file acak menggunakan prosedur perubahan kunci yang sama atau mengacu pada satu indeks depan dari file. Jika perubahan kunci digunakan, record di dalam lokasi penyimpanan yang ditujukan harus dicek sampai kunci record yang benar; jika kunci itu tidak diinginkan, proses harus dialihkan ke area yang overflow untuk mencari record yang benar.

Semakin banyak record yang ditambahkan ke suatu file yang acak, kemungkinan adanya sinonim meningkat. Waktu tambahan yang dihabiskan dalam pencarian satu area overflow untuk record yang diinginkan mulai meng-offset kecepatan dan efisiensi normal yang dihubungkan dengan file yang acak. Inilah sebabnya pembatasan file acak sekitar 70 atau 80 persen dari ruang penyimpanan yang tersedia. Dengan demikian, 12,685 lokasi yang dialokasikan untuk file personil dalam contoh ini mungkin akan digunakan untuk mengakomodasi tidak lebih dari 10,00 record.

Meski file yang berurutan dapat disimpan baik peranti penyimpan langsung atau berurut, file yang acak hanya dapat digunakan bersama dengan DASD. Gambar 6 -8 menunjukkan lokasi yang acak dari record di medium seperti disk.

File Serial
Suatu file serial adalah kasus khusus dari file yang berurutan di mana urutan itu adalah urutan di mana record dalam file telah diciptakan. Penjualan, deposit bank, pesanan, dan transaksi-transaksi yang serupa bisa dikumpulkan ke dalam suatu file di dalam bab ini. Meski itu adalah hal yang umum karena file transaksi yang disimpan berurutan, akan menjadi tidak biasa untuk menemukan suatu file induk yang serial.



File transaksi serial bisa digunakan untuk membaharui file induk yang acak, tetapi normalnya dikonversi menjadi file transaksi yang berurutan untuk membaharui suatu file induk yang urutan. File transaksi yang berurutan yang diciptakan untuk tujuan ini kadang disebut file sort.


Pendekatan Database
Alternatif pemakaian file yang berorientasikan aplikasi mengikuti pendekatan database. Data dimasukkan ke database dalam bentuk tertentu, tentu saja, bentuk tersebut tidak baku. Itu dapat bervariasi untuk memenuhi kebutuhan program aplikasi yang memerlukan data.



File untuk program aplikasi individu tidak dipelihara dengan tetap; tetapi file tersebut diciptakan pada sebuah basis sementara atau ketika diperlukan untuk pemrosesan. Setelah pengolahan, unsur yang dibaharui dikembalikan ke database sampai diperlukan lagi; untuk program yang sama atau berbeda.

Me-load Database
Saat bagan suatu database digambarkan, terdapat fungsi yang sangat penting saat pemasukan atau loading data awal sebelum program aplikasi dijalankan. Data Definition Language (DDL) melaksanakan fungsi ini dengan baik. Gambar 6 -15 menunjukkan suatu masukan logis parsial (sama dengan record dalam fiel yang berorientasikan aplikasi) untuk database di pelanggan-pelanggan komputer, parsial karena hanya satu pelanggan ditunjukkan ketika, pada kenyataannya, masing-masing representatif ingin mempunyai banyak pelanggan.



Figur ini juga menggambarkan konsep kelompok pengulangan, dengan sekumpulan data ganda untuk perangkat keras yang dihubungkan dengan suatu pelanggan.

Penyajian data di dalam bentuk bagan itu hanyalah sebuah bantuan untuk pemahaman uraian transisi dari uriaan data ke loading data. Data tidak benar-benar dimasukkan ke dalam bentuk yang mencerminkan bagan, tentu saja; data menyertakan ke dalam statemen data seperti yang ditunjukkan dalam gambar 6-16. Statemen ini, yang juga ada dalam sistem 200 DDL (bahasa definisi data), mengkombinasikan uraian bagan dalam Gambar 6-11 dengan masukan logis parsial dalam gambar 6-15. Pemakaian grup pengulangan lebih jelas digambarkan di sini oleh pengulangan nomor baris 9 (kelompok perangkat keras) di bawah nomor baris 3 (kelompok pengulangan pelanggan). Tanda bintang pada setiap baris memisahkan komponen angka (lihat gambar 6-11) dari nilai aktual untuk setiap komponen (lihat Gambar 6-15).



Bahasa Manipulasi Data
Program aplikasi berkomunikasi dengan database melalui suatu bahasa manipulasi data (DML : Data Manipulation Language). Seperti bahasa DBMS lain, tidak ada standar universal yang diterima untuk DML, kebanyakan DML kini kompatibel dengan bahasa program yang standar seperti COBOL dan FORTRAN (lihat tabel 6-1). DBMS yang menggunakan DML dikenal sebagai host, yang berisikan sistem, di mana DBMS adalah suatu bahasa program aplikasi yang unik, seperti interface antara aplikasi dan database.
Di sebuah host-sistim bahasa, statemen DML disisipkan di tempat yang sesuai dalam program aplikasi untuk mengidentifikasi bagan dan subskema yang diperlukan untuk aplikasi. Record seperti yang digambarkan oleh subskema itu diciptakan ketika dibutuhkan dan dipindah ke working storage untuk pemrosesan. Ketika pemrosesan selesai, unsur-unsur yang diperbaharui dipindah ke working storage untuk pemrosesan. Ketika pemrosesan selesai, unsur-unsur yang diperbaharui dikembalikan ke database oleh statemen DML yang lain. Hanya sedikit modifikasi untuk aturan pemrograman, seperti memulai statemen DML di suatu kolom yang berbeda dibanding, misalkan statemen COBOL digunakan.

Dalam DBMS sendiri, bahasa program aplikasi dan DML itu disatukan ke dalam satu bahasa -biasanya bahasa DML yang unik disatukan ke dalam satu bahasa - biasanya satu bahasa unik yang dikembangkan oleh user untuk aplikasi khusus yang tinggi. Awal pemakai mengembangkan DBMS cenderung bervariasi, hanya host-sistem bahasa yang sekarang jauh lebih banyak dan dapat mencukupi semua kebutuhan yang tidak biasa. Karena mereka jarang digunakan, kita tidak akan mendiskusikannya lebih lanjut dalam buku ini.


Bahasa Query
Salah satu keuntungan besar dari DBMS adalah peluang yang berusaha agar para pemakai berhubungan secara langsung dengan database tanpa bantuan para programmer dan analis. Untuk memudahkan pemakai mengakses database, kebanyakan DBMS mempunyai bahasa query (QL : Query Language) yang dirancang untuk digunakan secara interaktif via terminal. QL memliki karakterisitik sederhana, namun tangguh, perintah-perintah dikerjakan dalam satu bentuk yang tidak rumit. Bukan programmer pun biasa diberi suatu pekerjaan yang familiar dengan QL dalam beberapa jam, dan tanda dasarnya-pada akses, dan prosedur analisis data dapat diringkas pada suatu kartu referensi yang berukuran kecil sized untuk kenyamanan pemakai. Tentu saja, latihan yang sering dan pengalaman sangat menolong jika user ingin menjadi pandai dalam QL.

Struktur Data
Sistem manajemen database dapat digolongkan menurut cara di mana data secara logika tersusun dalam database. Ada tiga jenis utama struktur data : pohon, jaringan, dan relational. Pada setiap kasus, pointer atau indeks digunakan untuk menetapkan relasi antara elemen data yang tersimpan di piranti penyimpan langsung, tetapi logika dari struktur yang berbeda lebih mudah untuk menggambarkan dalam diagram.

Struktur Pohon
Pohon data biasanya digambar "upside down" yang mirip seperti pohon alami; yang akarnya, dari cabang meluas, di atas, dan simpul daun di bawah. Cabang tambahan menuju kepada tingkat daun berikutnya. Tingkatan dalam struktur pohon kadang dikenal sebagai grandparent (akar), parent (daun tingkat pertama), children (daun tingkat kedua), dan seterusnya. Suatu daun mungkin hanya memilik satu parent, tetapi mungkin mempunyai banyak children. Suatu pohon menggambarkan database komputer pabrik dari contoh yang diberikan sebelumnya dalam gambar 6-17. Karakteristik bentuk piramida dan tingkat yang tergambar jelas dari data juga membantu menjelaskan alternatif hirarkis term, yang kadang digunakan untuk menguraikan struktur data pohon.

Kebutuhan single-parent untuk pelanggan dalam contoh ini mudah untuk dipelihara, karena bagan (Gambar 6-10) menetapkan satu pelanggan hanya dapat mempunyai satu representatif. Tetapi perangkat keras menyajikan masalah. Tidak ada pelanggan yang berharap menjadi pemakai eksklusif dari model tertentu peralatan komputer, namun struktur pohon memerlukan single parenthood. Solusi pada dilema ini mengulang model perangkat keras dalam diagram setiap diperlukan. Di dalam contoh ini, ada tiga jenis perangkat keras (H1, H2 dan H3), dan jenis ke-2 digunakan oleh kedua pelanggan (C1 dan C2). Oleh karena itu, H2 harus muncul dua kali.



Lainnya, cara yang lebih elegan untuk menunjukkan lebih dari satu pelanggan yang menggunakan H2 untuk mengubah menjadi tiga dan membuat H2 menjadi root, seperti yang ditunjukkan dalam gambar 6-18. DBMS menggunakan struktur pohon yang biasanya dapat membalikkan setiap unsur kunci. Gambar 6-18 juga menunjukkan penempatan balikan C1 di akar. Tentu saja, DBMS itu tidak secara harfiah membalikkan pohon data, pointer atau indeks hanyalah digunakan sedemikian untuk menciptakan pengaruh dari skema berdasar pada akar dari model perangkat keras atau pelanggan dibanding representatif.

DBMS yang menggunakan struktur pohon dengan teknik inversi untuk menggambarkan suatu subskema. Ini adalah satu cara di mana DBMS menghindari duplikasi data tetapi dalam setiap nomor dari subskema, hanya subjek untuk pembatasan ketika relasi antara unsur dijelaskan dengan DDL. Sebagai contoh, program aplikasi yang mendaftar semua pelanggan menggunakan masing-masing jenis perangkat keras yang akan mempekerjakan suatu subskema berdasar pada satu pohon yang dibalikkan seperti pohon yang ditunjukkan dalam gambar 6-18, sedangkan program yang mendaftar perangkat keras yang digunakan oleh masing-masing pelanggan memerlukan suatu subskema seperti versi yang kedua yang ditunjukkan dalam gambar 6-18.





Jaringan Struktur
Logika dari jaringan struktur data, kadang dikenal sebagai struktur jaringan, serupa dengan ketiga struktur di atas, dengan perkecualian batasan pada single parenthood diperlonggar. "children" pada DBMS berdasar pada logika jaringan yan mungkin memliki lebih dari satu parent atau grandparent. Umumnya, jaringan struktur data memerlukan sistem yang lebih luas dari pointer atau indeks, tetapi tidak perlu dibalik untuk menguraikan suatu subskema. Jika data mengenai representatif penjualan komputer, pelanggan, dan perangkat keras dipelihara dalam suatu DBMS menggunakan suatu jaringan struktur data, kita bisa menunjukkannya dalam suatu diagram seperti yang ditunjukkan pada gambar 6-19. Figur ini mencerminkan dengan tepat hubungan yang sama dengan yang telah diuraikan sebelumnya, hanya dalam logika jaringan. Karakteristik jaringan dari parenthood yang ganda digambarkan oleh garis yang menggabungkan H2 (sebuah child) dengan dua parent yang berbeda (C1 dan C2).

Relasi Struktur
Pendekatan ketiga pada pen-strukturan data pada DBMS dapat dipandang sebagai satu rangkaian dari dua dimensi tabel atau relasi. Suatu relational pen-strukturan data mengenai representatif, pelanggan, dan perangkat keras dalam database kita yang hipotetikal dalam dilukiskan di dalam gambar 6-20.



Baris dalam tabel disebut tuples tetapi dapat diperlakukan sebagai record, karena terdiri dari unsur yang terkait unsur. Kolom dalam tabel; menunjukkan atribut, atau jenis yang berbeda dari unsur, yang membuat tuples. Sebagai contoh, tabel yang pertama, atau relasi, menunjukkan Representative 1 (R1) dan Customer 1 (C1) yang terkait, seperti Representive 1 (R1) dan Customer 2 (C2). Hubungan antara representaive dan perangkat keras dan antara pelanggan dan hardware ditunjukkan dalam tabel yang kedua dan ketiga. Subskema diciptakan oleh proses matematika yang membentuk subset dari tuple seperti atribut.

Relasi struktur data lebih sulit untuk didiagramkan dan lebih didasarkan pada prinsip yang lebih abstrak yaitu jaringan pohon dan jaringan struktur. DBMS yang menggunakan relasi struktur data, bagaimanapun, tidak lebih sedikit efisien maupun tidak lebih sulit dibandingkan menggunakan DBMS lain.

Pertimbangan dalam Menggunakan Suatu Pendekatan Database
Penggunaan suatu pendekatan database pada manajemen data adalah suatu keputusan besar yang berdampak pada setiap segi CBIS; itu adalah salah satu hal yang seharusnya tidak diremehkan. Untuk CBIS baru, keputusan hampir tidak dapat diubah sepanjang desain sistim, dan untuk sistem yang sudah ada, sistem yang berorientasikan file, keputusan itu mungkin mengakibatkan gangguan layanan sementara dan tidak ada resiko kecil dalam integritas file selama proses konversi. Bagaimana mungkin perencana CBIS membuat suatu keputusan seperti itu? Faktor apa yang harus mereka pertimbangkan? kita akan menguji lagi metode-metode canggih dalam bab berikutnya, namun sekarang, mengevaluasi pendekatan database, kita menggunakan suatu kerangka yang sederhana namun efektif untuk pengambilan keputusan : suatu daftar keuntungan dan kerugian.

Keuntungan Pendekatan Database
Keuntungan pendekatan database telah diringkas menjadi :
1. Redudansi dalam media penyimpanan data berkurang
2. Pemeliharaan data sederhana
3. Waktu pemrosesan berkurang
4. Konsistensi internal antar data meningkat
5. Data dapat dibagi dengan beberapa aplikasi
Pertama, dan barangkali paling jelas, keuntungannya adalah redudansi dalam media penyimpanan data berkurang. Sebagai contoh, nama lengkap, alamat, nomor jaminan sosial, dan informasi lain yang berhubungan dengan siswa tidak perlu disimpan di dalam file record akademik dan file penagihan. Jika semua data siswa dipelihara di suatu database, masing-masing program aplikasi dapat menggunakan data tersebut untuk menciptakan suatu file sementara untuk digunakan sendiri.

Keuntungan kedua adalah kesederhanaan dalam pemeliharaan data. Jika siswa dalam contoh yang terdahulu mengubah alamat rumahnya, suatu transaksi membaharui database menjadi berguna bagi kedua aplikasi. Keuntungan ini sangat penting jika data tersebut sangat besar atau sering berubah. Sebagai contoh, harga dari ribuan sparepart digunakan untuk membuat mobil terus berubah, jika masing-masing perubahan ditempatkan pada suatu file yang terpisah untuk setiap aplikasi yang menggunakan harga tersebut (akuntansi biaya, hutang dagang, pembelian, dan sebagainya), usaha yang dikeluarkan dalam entri data sendiri akan membenarkan pendekatan database.

Pemakaian suatu database juga dapat mengurangi waktu proses karena hanya kebutuhan elemen data yang perlu digambar dari database untuk setiap aplikasi yang diberikan. Pada umunya, record yang lebih pendek memerlukan lebih sedikit waktu untuk memproses dibandingkan dengan record yang lebih panjang, meskipun banyaknya unsur yang benar-benar diubah bisa sama pada setiap kasus. Dalam kasus database siswa, aplikasi penagihan akan membutuhkan, untuk setiap siswa, nama, alamat tetap, kode status (full-time atau part time, lulusan atau mahasiswa belum bergelar), dan jasa yang tercakup oleh oleh keuangan (ruang, kamar, uang kuliah, aktivitas, dan seterusnya) untuk persiapan awal pembayaran, aplikasi berikut mengingatkan kembali akan rekening yang tak dibayar mungkin hanya memerlukan nama, alamat, dan jumlah pertemuan, dan kemudian hanya bagi mereka/siswa dengan rekening daftar yang tak dibayar. Tidak hanya record yang diciptakan untuk aplikasi pendek ini, file tersebut juga lebih pendek karena berisi record lebih sedikit.

Keuntungan keempat adalah adanya konsistensi internal yang semakin besar antar data dalam database. Jika penagihan dan record siswa harus mencakup jumlah siswa yang didaftar untuk laporan kepada bupati, dan pengujian file yang berorientasi aplikasi memberi jawaban yang berbeda, bergantung pada peredaran file. Tetapi dengan database, query untuk menghitung siswa tidak berhubungan dengan aplikasi dan memberi tanggapan yang sama kepada semua pihak. Tentu saja, tidak ada pengkhususan bahwa tanggapan umum akan benar, tetapi sedikitnya semua pihak akan bekerja dengan data yang sama.

Akhirnya, dan mungkin yang paling penting, informasi yang diperbaharui dalam database tersedia untuk aplikasi lain dengan segera. Untuk melanjutkan contoh database siswa, marilah kita berasumsi bahwa seorang siswa yang membawa lebih dari beban kursus yang normal akan membuat biaya uang kuliah tambahan. Jika kursus tambahan ditambahkan setelah periode pendaftaran normal, informasi tersebut akan tersedia untuk aplikasi penagihan secepat data tersebut dimasukkan melalui aplikasi record siswa. Dengan file yang berorientasi aplikasi, penagihan normalnya belajar tentang perubahan melalui laporan berkala dan diperlukan untuk memasukkan kembali data untuk mengupdate filenya. Berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu bisa terlewati, selama rekening tersebut akan disiapkan pada basis data yang tidak sempurna.

Kerugian Pendekatan Database
Perencana organisasi merenungkan sesuatu yang baru atau meninjau kembali hal penting dalam CBIS sering dibutakan oleh kuasa dan fleksibilitas perangkat keras dan perangkat lunak sekarang ini; mempertimbangkan keuntungan teknologi baru bukan kerugiannya. Kita percaya bahwa. kebanyakan organisasi, sebuah analisa yang seksama dari keuntungan dan kerugian dari suatu pendekatan database akan menjurus kepada keputusan untuk menggunakan database. Keputusan ini semestinya tidak menghalangi pelaksanaan analisis, bagaimanapun, jika tanpa alasan lain untuk menunjuk titik pusat permasalahan yang potensial pada operasi masa depan. Hal ini sesuai, oleh karena itu, untuk menguji beberapa kerugian pendekatan database telah diringkas menjadi :
1. Biaya tinggi
2. Sulitnya menjaga keamanan
3. Konsekuensi pelanggaran keamanan mungkin berat
4. Membutuhkan kontrol yang lebih terhadap data

Beberapa sistem manajemen database bisa beada di luar batasan budgeter dari bisnis kecil. System 2000, ADABAS, FOKUS, IDMS, dan lainnya, merupakan DBMS yang berorientasi mainframe menghabiskan ribuan dolar per bulan hanya untuk biaya sewa, atau sepuluh ribuan untuk pembelian dan pajak yang besar untuk kapasitas memori internal komputer organisasi.

Meskipun keuntungan DBMS mempertimbangkan masalah biaya, ada kerugian lain. Keamanan, misalnya, jauh lebih sulit untuk mencapai di bawah konsep database seperti file yang berorientasi aplikasi. Data pribadi atau rahasia itu lebihlemah karena ditunjukkan ke user yang lebih banyak, dan sebagian database, harus tetap online untuk periode waktu yang lebih panjang dibanding data yang sama dalam file yang berorientasi aplikasi.

Tidak hanya keamanan yang lebih sulit untuk sampai kepada pendekatan database, tetapi konsekuensi suatu pelanggaran keamanan lebih berat. Jika seorang karyawan yang tidak puas atau nakal "data diddler" berhasil mendapatkan akses database yang tidak sah, dia bisa menghancurkan hampir semua data operasi dasar organisasi. Kerusakan menjadi lebih parah dan lebih sulit yang berakibat pada jumlah yang besar pada file yang berorientasi aplikasi.

Suatu pendekatan database juga menuntut kendali lebih besar atas kode data dan program aplikasi. Suatu aplikasi produksi tidak bisa mengkodekan tanggal sebagai hari-bulan-tahun selagi satu aplikasi akuntansi menggunakan bulan-hari-tahun jika keduanya mengambil tanggal dari database umum. Tentu saja, banyak manajer CBIS melihat kendali yang ditingkatkan seperti keuntungan pendekatan database, meski para pemakai fungsional cenderung tidak setuju dengan penilaian ini. Adopsi suatu database harus disertai dengan bujukan penjualan yang kuat untuk menunjukan kepada user manfaat yang akan mereka terima dan meyakinkan mereka akan kebutuhan menepati dengan teguh standar yang telah dijelaskan.

Ringkasan
Manajemen data dimulai dengan organisasi data dalam suatu hirarki unsur, record, dan file. File dapat digolongkan menurut isinya sebagai file master/induk, yang berisi record lengkap yang mencerminkan banyak pererubahan, atau file transaksi, yang berisi data yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui file induk/master. Istilah keempat, database, kadang digunakan untuk memperluas hirarki, tetapi itu digunakan pada suatu pengertian yang lebih sempit untuk menguraikan sekumpulan data di sistem manajemen database (DBMS).
Pendekatan yang berorientasi aplikasi terhadap manajemen data menggunakan file yang berhubungan dengan program aplikasi dengan dasar one-to-one. Statemen dalam program aplikasi menguraikan nama, gambar, dan urutan unsur dalam record yang mewakili file. Urutan secara fisik dari record dalam yang file yang berorientasi aplikasi digambarkan sekuensial, acak, atau serial. File induk/master bisa sekuensial atau acak. File transaksi biasanya serial, tetapi normalnya disortir menjadi urut jika file masternya urut.

Sistem manajemen database menyediakan alat untuk banyak program aplikasi dalam mengakses aplikasi database yang independen. DBMS menggunakan bahasa manajemen data khusus untuk menentukan ruang simpan (DMCL/device media control language), untuk menguraikan hubungan yang logis antar data (DDL/bahasa definisi data), untuk menggerakkan data maju dan mundur antara database dan program aplikasi (DML/bahasa manipulasi data), dan untuk menyediakan akses langsung para pemakai tehadap database (QL/query language).

Cara yang ditempuh oleh DBMS dalam menetapkan hubungan yang logis antar data adalah suatu cerminan tentang struktur datanya. Tiga bentuk utama struktur data adalah pohon/hirarkis, jaringan/plex, dan relational. Semua struktur data dalam database dikenal sebagai bagan, dan lebih sedikit struktur yang diperlukan untuk aplikasi dikenal dengan subskema.

Keuntungan utama pendekatan database terhadap manajemen data adalah berkurangannya redudansi/pemborosan, ketersediaan informasi yang dibaharui dengan cepat untuk semua aplikasi, dan akses langsung bagi manajer dan pemakai lain. Kerugian termasuk konsekuensi yang lebih serius ketika data hilang atau rusak, kesulitan dalam menetapkan dan memlilhara keamanan, dan biaya yang relatif tinggi.